[77039] Direction des Hôpitaux des Alpes du Sud
Mission principale :
Assurer les fonctions de secrétariat pour la Direction des Ressources Humaines, la Direction des Soins, et la Direction Qualité, en garantissant la continuité des activités, la confidentialité des données traitées, et la qualité des prestations.
Activités principales :
-Gestion des agendas du directeur des ressources humaines et du directeur des soins, qualité :
- Assurer la gestion efficace et proactive des rendez-vous et des engagements des directeurs. Cela inclut la planification, la confirmation des rendez-vous, la gestion des conflits d'agenda et l'ajustement en temps réel en fonction des besoins ou des imprévus.
- Prioriser les demandes de rendez-vous : Évaluer et trier les demandes de manière à ce que les priorités des directeurs soient respectées et les emplois du temps soient équilibrés, en fonction des urgences et des besoins stratégiques. Préparer les dossiers relatifs aux rendez-vous et réunions
- Suivre les échéances et procéder aux rappels
-Accueil physique et téléphonique, orientation des agents
-Préparation et suivi des dossiers administratifs des agents hospitaliers
-Gestion et rédaction de courriers, mails, convocations et comptes rendus des réunions
-Classement et archivage de documents
-Préparation de supports de présentation
Missions spécifiques :
-RH : gestion des accès, attribution et suivi des badges
-Qualité : programmation des groupes qualité, assistance à la gestion documentaire
Conditions d'exercice :
-Horaires : Temps plein avec horaires fixes et possibilité de flexibilité en fonction des impératifs de service.
- Lieu de travail : CH de Briançon.
Des déplacements ponctuels sur les établissements de la direction commune pourront être réalisés
-Particularités :
-Travail sur plusieurs directions, interactions régulières avec différents services et responsables.
-Travail en binôme de l'agent en charge de la gestion des frais de déplacements et des logements du parc hospitalier. Suppléance à assurer en son absence
Formation et expérience :
-Diplôme de niveau Bac à Bac+2 en secrétariat ou gestion administrative.
-Une expérience préalable en secrétariat administratif est souhaitable.
Description du profil recherché:
Compétences requises :
Savoir-faire :
-Maitrise des outils bureautiques (Outllok, Word, Excel, PowerPoint) et des logiciels institutionnels.
-Capacité à organiser et prioriser les tâches en fonction des urgences.
-Excellentes compétences rédactionnelles et respect des délais.
-Gestion des relations professionnelles avec tact et discrétion.
Savoir-être :
-Sens de l'organisation et rigueur.
-Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
-Capacité d'adaptation à des missions variées et polyvalence.
-Bon relationnel, aptitude à travailler en équipe et en autonomie.
Horaires : Horaires normaux
Période de la journée : Jour
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