Missions principales du poste et compétences attendues :
1. Organisation de l'activité administrative de la direction :
Organiser et suivre l'agenda et les prises de rdv de la directrice, rappel des informations importantes et transmission des informations, assurer l'accueil physique et/ou téléphonique
Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
Elaborer et rédiger des documents divers (courriers, mails, rapports, compterendu, relevés de décisions, .), les reproduire et les diffuser
Organiser et planifier des réunions
Traitement du courrier et suivi de la circulation des parapheurs.
Organisation de l'activité administrative en lien avec les autres directions :
Assurer la préparation matérielle des commissions municipales et communautaires rattachées à la direction
Assurer la programmation et la préparation des réunions de suivi budgétaire et comptable mensuelles ou bimestrielles ainsi que des réunions de pilotage des subventions en lien avec les autres directions et la chargée de recherche de financement.
Assister la chargée de recherche de financement dans le suivi et l'archivage des dossiers ainsi que lors des pics de charge
Être un relai auprès des services supports notamment auprès du service des assemblées pour les délibérations et décisions relevant de la Direction
Être également un relai auprès du réseau des assistants de direction
Suivi de dossiers en propre en fonction des besoins de la Direction :
Suivre des dossiers spécifiques ayant des implications transversales
Permettre la circulation des informations au sein des collectivités
Revoir l'architecture informatique réseau de partage interne pour plus de cohérence et d'efficacité
Être garant des accès individuels aux différents outils pour la direction
Descriptif du profil :
Maîtrise de la construction d'outils de reporting et de tableaux de bord
Connaissances en gestion administrative et en gestion budgétaire et comptable
Maîtrise des méthodes de classement et d'archivage et des techniques de numérisation
Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire
Merci d'adresser lettre de motivation + CV au plus tard le 12 mai 2024 A : Monsieur le Maire - Président Direction des Ressources Humaines
Email : recrutement@terresdargentan.fr
Experience: 1 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planning du personnel,Mettre en oeuvre des actions de communication interne,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Structurer, synthétiser des informations,Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier,Maîtrise techniques communication orale & écrite,Fonctionnement d'une collectivité,Maîtrise de Word, Excel et Powerpoint
Qualification: Cadre
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
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