Au sein de la structure, vous rejoignez l’équipe en tant qu’assistant(e) administratif(ve). Vous travaillez en relation directe avec les fondateurs et sous la supervision du Secrétaire général, et intervenez en appui du Secrétaire général sur l’ensemble des missions administratives et de services généraux de la structure. Vos missions Accueil Accueil téléphonique et physique. Orientation des visiteurs et gestion des premiers échanges. Traitement du courrier & acheminement des plis Réception et envoi du courrier entrant et sortant, avec dépôt à La Poste et enregistrement des envois sortants dans le logiciel de facturation. Préparation et suivi des envois par DHL et coursiers, avec enregistrement des envois dans le logiciel de facturation. Scan des récépissés et transmission au collaborateur et à l’associé en charge du dossier. Support administratif Saisie et enregistrement des factures (fournisseurs, correspondants et frais liés aux envois) dans le logiciel de facturation. Mise à jour et tenue des contacts dans le logiciel de facturation. Tri, scan, classement et transmission mensuelle à la Secrétaire générale des justificatifs CB des associés. Mise à jour des documents internes et des tableaux de suivi (frais de documentation, etc.), en support administratif de la Secrétaire générale. Suivi des charges du cabinet (factures, abonnements, prestations), en support administratif de la Secrétaire générale. Gestion administrative interne Scan et classement des demandes d’absences des collaborateurs sur le serveur. Tenue et mise à jour du tableau de suivi des congés. Tenue et mise à jour de l’agenda partagé du cabinet Services généraux & prestataires Gestion des commandes et des fournitures de bureau. Suivi et gestion des abonnements du cabinet. Gestion des relations avec les prestataires (imprimante, téléphonie, informatique, logiciels, etc.). Suivi du parc informatique et des outils de communications (téléphonique, reprographie) Contribution à l’optimisation des dépenses du cabinet. Documentation & archivage Organisation, classement et mise à jour de la documentation du cabinet. Archivage des dossiers, sous format physique et numérique. Appui aux Associés & vie du cabinet Gestion de l’arrivée des nouveaux entrants : mise à jour du papier à en-tête et de la liste téléphonique, préparation du poste informatique et du bureau, vérification des fournitures. Minimum 1 an d’expérience. Bac2 en gestion, administration ou équivalent. Maîtrise du Pack Office, en particulier Excel. Qualités rédactionnelles Bon niveau d’anglais écrit et oral Notre approche sur mesure, fondée sur des valeurs fortes et une compréhension approfondie de vos enjeux, vous assure une satisfaction à chaque étape de notre collaboration.
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