Event coordinator assistant – stage (6 mois) janvier 2026 (f/h/nb)

Description du poste

Intégré·e à l’équipe Workplace d’Ubisoft, vos missions seront les suivantes :

Coordination logistique sur les évènements internes

1. Accompagner les collaborateurs dans l’organisation de leurs évènements (séminaires, sorties de jeux, conférences…) sur nos sites de Saint-Mandé et de Montreuil ;
2. Participer à la mise en place des espaces ;
3. Coordonner les actions avec les différents pôles intervenant sur l’organisation d’un évènement sur site (Opération, IT, Exploitation et Food).

Recherche & coordination sur les évènements externes

4. Prise de brief en amont avec les organisateur·rices pour identifier et comprendre leurs besoins ;
5. Identifier les espaces de séminaires/réunions les plus adaptés aux demandes ;
6. Traiter les demandes de réservation (restaurants, lieux de réunions…) ;
7. Gérer les éventuels imprévus.

Projets transverses

8. Collecter des feedbacks & de la data en vue de l’élaboration ou de la mise à jour de reportings ;
9. Gestion de projet événementiels ponctuels (séminaires, Marché de Noël…) ;
10. Parallèlement à ces missions, vous pourrez être amené·e à intervenir en support de projets de l’équipe tels que la rédaction d’une guideline meetings, d’outils de communications visant à mieux informer les collaborateur·rices sur l’actualité Event (newsletters, …).
11. Animation de l’équipe Workplace (45 personnes) : gestion des Afterwork, des Monthly Meeting, des évènements internes à l’équipe, etc.

Qualifications

12. Vous disposez idéalement d’une première expérience dans l’événementiel ;
13. Vous appréciez le travail en équipe et êtes doté·e d’un excellent relationnel ;
14. Vous êtes polyvalent·e et appréciez pouvoir collaborer sur plusieurs missions à la fois ;
15. Vous êtes rigoureux·euse, organisé·e et avez un intérêt marqué pour les problématiques de coordination événementielle ;
16. Vous êtes à l’aise pour communiquer en Anglais.