Alternance appui administratif f/h

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What will be your role?

Vous appuierez l’équipe PUB dans ses missionssuivantes :
Appui logistique et administratif aux membres de l'équipe dans la gestion des devis et des bons de commandes (gestion du circuit de signatures, des validations et transmission aux gestionnaires), dans le suivi budgétaire et dans l’organisation d’événements (conférences, séminaires d’équipes, etc.) si besoin
Gestion de l’installation des collègues rejoignant l’équipe (recrutements, mobilités internes), des déménagements, ainsi que des requêtes informatiques courantes des collègues, en lien avec la DSI.
Gestion des déplacements de l’équipe :
Recherche et réservation de billets d’avion/train, ordres de mission, visas.
Saisie, contrôle et édition dans les bases de données ou applications correspondantes.
Saisie des notes de frais
Conception, mise en place, mise à jour et animation de la documentation relative à l’équipe (organigramme, trombinoscope, lettres de missions, procédures internes) aux formats numérique et papier
Mise en forme et envoi de courriers divers.
Mise en forme de rapports, CR, notes de synthèse, supports de présentation
Organisation de la logistique des réunions du Conseil éditorial des Editions AFD (réservation et préparation des salles, etc.)
En outre, vous assisterez l’équipe PUB dans ses actions liées aux publications :
Gestion des envois des manuscrits en version papier dans les agences du réseau AFD, aux auteurs, etc.
Dépôt légal des manuscrits auprès de la BNF
Génération d’un rapport sur la détection de plagiat en utilisant un outil spécifique
Production de couvertures de manuscrit si besoin
Mise à disposition de manuscrits sur les présentoirs de l’accueil du public
Mise à jour des informations concernant les activités de PUB sur l’intranet
Mise en ligne des manuscrits sur HAL si besoin
Etc.
Selon le profil du candidat (niveau licence ou master), des missions à plus forte responsabilité pourront lui être confiées. Par exemple, la constitution d’un benchmark ou d’un dossier pour un besoin particulier ou la gestion de projet ainsi que l’appui du management dans certaines tâches.



Who are we looking for?
- Durée de l'alternance : 1 ou 2 ans
- Niveau du diplôme préparé par l'étudiant : Idéalement Licence ou Master « Appui management », ou BTS SAM (Support à l’Action Managériale)
- Notions Pack Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
- Aisance informatique (facilité d’apprentissage d’utilisation de nouveaux logiciels/outils), - - Aisance relationnelle, esprit d'initiative, rigueur, dynamisme.
- Curiosité et ouverture d’esprit.
- La maitrise de l’anglais serait un plus.