Responsable de léquipe des gestionnaires administratifs des achats et comptabilité - h/f

Description entreprise :

PRESENTATION DE L’EPS ERASME

Créé en 1982, l’EPS Erasme est spécialisé dans la prise en charge des troubles psychiatriques à tout âge de la vie. Ses missions sont multiples : prévention, diagnostic, soins, enseignement et recherche. L’EPS Erasme emploie 615 professionnels dont 80 médecins : il s’agit d’un établissement à taille humaine, permettant une coordination fluide entre professionnels et invitant à la mise en œuvre de projets transversaux

MISSION DE L’UNITÉ ET DU PÔLE

Le pôle assure la gestion administrative des achats et de la comptabilité, incluant le suivi des engagements, des commandes et des factures, dans le respect du code de la commande publique et en collaboration avec les prescripteurs internes, la Cellule des marchés, les fournisseurs et la Trésorerie.


Description du poste :

MISSION GÉNERALE

Il/Elle assure l’encadrement de proximité des agents au sein de l’équipe gestion administrative des achats et comptabilité de l’établissement sur le site de l’EPS ERASME.

Il/elle assure en parallèle un suivi opérationnel : suivi des engagements, traitement des commandes, traitement des factures dans le respect du code la commande publique et en relation avec Cellule des marchés, les prescripteurs internes, les fournisseurs et la Trésorerie.

ACTIVITÉS

Activités permanentes :

* Encadrement de proximité de l’équipe de gestionnaires administratifs des achats et comptabilité, impliquant répartition des portefeuilles d’activité, réalisation des entretiens professionnels annuels, suivi des congés et absences, coordination des informations auprès de la hiérarchie
* Saisie des commandes sur C-pagei et envoi aux fournisseurs / prestataires
* Traitement de la facturation et préparation au mandatement sur C-pagei : réception, liquidation et mandatement des commandes réalisées.
* Rapprochement de la facture avec la commande
* Vérification du Service Fait en lien avec le service prescripteur
* Suivi des livraisons et rappels auprès des fournisseurs des marchandises non réceptionnées ou partiellement réceptionnées
* Liaisons et correspondance avec les fournisseurs pour traitement et suivi des litiges.
* Création des fiches Fournisseurs/Marchés/Produits dans C-pagei (en cas de nouveau)
* Interface avec la Trésorerie, faire le lien pour les questions de mandatement suspendu, erreurs de facturation et traitement des rejets de la Trésorerie.
* Veille au respect de l’imputation des dépenses par comptes et par UF
* Suivi des enveloppes budgétaires dans son domaine d’activité (exemple : suivi de l’exécution du plan d’équipement, suivi des activités thérapeutiques…)
* Suivi des contrats/marchés dans son domaine d’activité en lien avec le responsable Achat
* Demande des devis

Activités ponctuelles :

* Participation aux travaux de clôture d’exercice avec le Service Financier
* Participation aux réunions avec les services demandeurs et/ou les fournisseurs
* Participation à des études sur des dépenses ciblées
* Participation à la création et à la mise à jour de procédures
* Continuité de service : polyvalence avec les collègues du service

Profil recherché :

Prérequis

· Diplôme en comptabilité ou formation qualifiante

· Expérience en comptabilité publique et achat souhaitée

· Notions de base requises

Savoirs

· Connaissances des marchés publics souhaitées

· Expérience en informatique (Word, Excel)

· La connaissance de Cpagei est un plus

Savoir-faire

· Organisation de son activité en autonomie

· Capacité à gérer les priorités, d’adaptation

· Rigueur dans l’exécution des tâches

· Capacité rédactionnelle

Savoir-être

· Discrétion

· Travail en équipe

· Bon relationnel

· Sens des responsabilités

Particularités/Contraintes

du poste

· Charges de travail variable

· Risques professionnels : fatigue visuelle et contraintes posturales liées à l’informatique