Assistant administratif au cadre supérieur de santé h/f - pôle urmiae

À propos de nous

Membre du GHT Hôpitaux publics grand Lille, le Centre Hospitalier de Tourcoing est situé dans le versant nord-est de la métropole lilloise et adossé à la frontière belge.

Il est l’établissement de référence de la vallée de la Lys, soit un bassin de population de 230 000 habitants.

Avec un budget de 180 M€ environ, l’hôpital est organisé en 6 pôles d’activité qui lui permettent de bénéficier d'une offre de soins complète :

- Femme, Parent(s), Enfant (FPE)
- Médecine
- Chirurgie
- Gérontologie
- Rééducation fonctionnelle et Médico Technique (RMT)
- Urgences, Réanimation, Maladies Infectieuses, Anesthésie, Endocrinologie (URMIAE).

Doté de près de 1 000 lits au total, le Centre Hospitalier Gustave Dron a la particularité de posséder un service universitaire, le SUMIV (Service Universitaire des Maladies Infectieuses et du Voyageur).

Il est également un établissement de recours de proximité en Obstétrique et Néonatologie, Médecine, Chirurgie, Cancérologie, Soins Médicaux et de Réadaptation, Gériatrie, Addictologie, Imagerie médicale et bien d'autres.


Mission

Missions principales



🔹 1.Support au pilotage du pôle

* Élaboration et mise à jour des tableaux de bord

* Préparation des supports de réunion

* Relai appels téléphoniques du CSS



🔹 2.Gestion RH de proximité

* Suivi des absences et congés

* Suivi des effectifs

* Envoi des formulaires en DRH (affectation, temps de travail, SST,…)

* Suivi absentéisme en temps réel

* Centralisation des besoins de remplacement et optimisation en pôle et extrapôle

* Etude des coûts et suivi des remplacements sur absentéisme

* Préparation de la réunion sur les effectifs du pôle

* Logiciel RH des cadres de santé

* Suivi des étudiants et des stages Aide à la Personne

* Recueil des besoins en formation et suivi du plan de formation

* Implication dans les mesures d’attractivité du pôle (job dating, réseaux, annonce de postes vacants, …)

* Centralisation, coordination et suivi des réunions des effectifs avec RH



🔹 3. Organisation administrative

* Organisation des réunions hors instances du pôle

* Rédaction des comptes rendus

* Gestion des documents du pôle

* Prise de notes

* Suivi de la veille réglementaire

* Recherche bibliographique

* Création d’outils RH, suivi indicateurs,…



🔹 4. Gestion de l’information

* Centralisation et diffusion des informations

* Interface entre :

o CSS du pôle

o Cadres de santé du pôle

o Cadre Administratif du pôle

o Service des Ressources Humaines



🔹 5. Appui aux projets

Participation aux projets :

* Qualité (création de documents pédagogiques, support de communication, …)

* Organisation RH

* Mise à jour des parcours patients selon les compétences PNM et procédures institutionnelles

* Coordination du symposium collaboratif

* Suivi des actions (mise en forme des indicateurs, note d’informations aux équipes,….)


Profil

Compétences techniques

* Excel

* Word/PowerPoint

* Logiciel RH

* Outils numériques de l’établissement

Compétences relationnelles

* Leadership transversal

* Communication et pédagogie

* Travail en équipe pluridisciplinaire

* Capacité d’adaptation

Compétences organisationnelles

* Rigueur

* Autonomie

* Discrétion professionnelle

* Gestion des priorités

* Gestion de l’information



BAC +2 (BTS Gestion/assistant de Direction,…)

Expérience souhaitée : Administration Hospitalière, Gestion RH/suivi d’activité, Secrétariat de Direction ou Pôle