Assistant / assistante des ventes (h/f)

Missions
Dans le cadre de vos fonctions, vous serez notamment chargé.e d'exécuter les principales missions suivantes :
- Assistance au fonctionnement de l'établissement (secrétariat général, relais moyens généraux, relais RH, tenue de tableaux de bord, etc.) :
- Assurer tous les contacts entrants (téléphoniques, mails, courriers) : filtrage, réponse aux questions, orientation vers le service concerné, traitement et rédaction des courriers
- Assurer l'ensemble des contacts sortants à destination des clients, non-clients, prospects, partenaires
- Assistance à la Direction de l'établissement (prises de rdv, complétude de documents, relances internes, organisation de réunions, etc.)

Assistance à la gestion de la relation clients
- Traitement des boîtes mail génériques
- Interface avec les services administratifs et comptables des clients

Assistance à la gestion des cycles de vente
- Montage et envoi de dossiers d'appels d'offres via les plateformes de dématérialisation
- Réalisation de devis ponctuels
- Déclarations de sous-traitance et accompagnement des demandes documentaires associées
- Vérification et enregistrement des commandes
- Mise à jour et suivi de l'ERP

Facturation / gestion des encaissements
- Établir les factures selon les instructions de la direction, des directeurs de département, chefs de projet et chargés d'affaires, en cohérence avec les prescriptions de chaque marché
- Produire les décomptes finaux
- Transmettre les factures aux clients selon la procédure de ces derniers (dépôt sur Chorus Pro ou autre plateforme, ou autre moyen) après validation
- Renseigner le facturier
- Assurer le contact avec le service comptable du client
- Réaliser la relance des factures échues et renseigner le tableau de suivi
- Participer aux réunions de suivi des impayés
- Identifier les situations de blocage et informer la direction dans les meilleurs délais
- Participer aux procédures de recouvrement

Assistance à la gestion du cycle d'achat
- Recherche de fournisseurs
- Réception et accompagnement des demandes d'achats
- Orientation vers les fournisseurs adéquats
- Suivi des comptes fournisseurs
- Suivi et complétude de l'ERP

Assistance au développement commercial
- Suivi et établissement des certificats de capacité
- Participation à la rédaction et la diffusion de documents commerciaux
- Montage de dossiers de participation à des événements commerciaux

Profil et qualité
Formation niveau IV ou type Bac+2 souhaitée
Bon relationnel, rigoureux/rigoureuse, réactif/réactive et pragmatique
Maîtrise du pack Office (Word-Excel-PowerPoint-Outlook)
Bonne connaissance des procédures de facturation en marché public (CCAG-PI et CCAG-MOE)