Assistant de direction

Descriptif du poste 1. Contexte L’Assistant(e) : direction / gestion administrative assure le bon fonctionnement administratif quotidien du bureau, veille à la gestion des agendas et à la coordination interne, et assiste directement la Head of Chairman Office. L’assistant(e) de direction / gestion administrative et l’assistant(e) logistique / support événementiel travaillent en étroite collaboration afin d’assurer la continuité des missions du service, avec une capacité de relais mutuel en fonction des besoins. 2. Missions Gestion administrative du bureau Traitements du courrier – réception, traitement, archivage, envoi Traitement des cadeaux reçus – réception, traitement, archivage, envoi Mettre à jour les bases de données administratives (contacts…) Assurer le suivi des factures, devis et bons de commande. Suivre l’évolution du budget et des dépenses. Préparer et organiser certains dossiers administratifs / recherches. Gérer et organiser les stocks du bureau (fournitures, nourriture, boissons, matériel) et le bon fonctionnement des outils informatiques et logistiques Rangement Gestion des agendas et coordination interne Mettre à jour les agendas partagés (dates de matchs, d’événements, des anniversaires…) Organiser certaines réunions internes, petit-déjeuner/déjeuner (créneaux, préparation des documents…) Assurer la diffusion et la mise à jour d’informations pratiques au sein du service. Envoi d’invitation pour les matchs, événements… Assistance/Support à la head of Chairman Office Apporter un soutien administratif à la Cheffe de Cabinet (agenda, déplacement (voiture, train, avion, hôtel), prise de rendez-vous…) Préparer certains dossiers ou documents nécessaires à ses activités. Participer à la coordination de certains projets ou demandes internes. Notes de frais 3. Conditions de travail Environnement de travail dans un bureau partagé Posture assise avec déplacements fréquents dans nos locaux Usage quotidien d’un ordinateur (travail sur écran) Travail du lundi au vendredi Intégration et accompagnement dès l’arrivée Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap. Profil recherché : 1. Qui êtes-vous ? Expérience : Formation en gestion, administration ou assistanat Première expérience en assistanat administratif ou gestion de bureau dans le secteur du luxe et/ou du sport Expérience dans un environnement de direction appréciée ️ Langue : Niveau d’anglais courant oral et écrit ⭐ Qualités requises : Excellente organisation et rigueur administrative Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément Discrétion et sens de la confidentialité Très bonne gestion des priorités Déroulement des entretiens : 1er entretien avec notre Chef de Projet Opérationnel et notre Chargée de recrutement (sur site) 2eme entretien avec notre Head of Protocol and Office of Group Chairman (sur site)