L'ÉTABLISSEMENT : Les Hospices Civils de Lyon, ce sont 13 hôpitaux publics, tous animés par une triple mission : le soin, la recherche et l'enseignement. Nous formons ensemble une communauté de 24 000 femmes et hommes, soignants et non soignants, partageant une seule et même vocation : soigner et prendre soin de chaque patient, quelles que soient sa situation et ses pathologies, tout au long de sa vie. Le Groupement Hospitalier Centre regroupe trois établissements : l'hôpital Edouard Herriot, l'hôpital des Charpennes et le Centre de soins dentaires. Il est une référence dans de nombreuses spécialités médicales et chirurgicales, les pathologies bucco-dentaires de l'adulte et de l'enfant et la prise en charge des patients âgés. LE POSTE : Présentation du service : Le Service Formation réalise ses missions au bénéfice des agents du GHC, des agents attachés à une Direction Transversale représentée sur le site. Positionnement de l'adjoint administratif / Assistante de formation : Le service appartient à la Direction des Ressources Humaines : les deux adjoints administratifs - assistants formation sont placés sous la responsabilité du Conseiller Formation Carrière (CFC). Equipe : Le service formation est composé d'un CFC et de deux Adjoints Administratifs - Assistants de Formation. Une polyvalence est requise sur l'ensemble des activités pour les deux assistantes. Définition de la fonction : L'assistant participe à l'accueil et à l'information des agents pour toutes les questions relatives au domaine. Il assure la gestion administrative des dispositifs de formation professionnelle du Groupement. Il assure les tâches relatives à ses missions en respectant le cadre réglementaire et les procédures définies. Pour atteindre cet objectif, il réalise et met en uvre tout document de suivi lui permettant de produire les éléments demandés et d'assurer sa mission dans le respect des échéances. Principales tâches du poste : Diffusion des fiches pédagogiques et calendriers de formation à l'encadrement Suivi des avis donnés par l'encadrement Gestion des inscriptions des agents aux formations Envoi des convocations ou des lettres de refus Gestion administrative des demandes complémentaires de formation Gestion administrative des dossiers de concours et examens Gestion administrative des dispositifs individuels (BC, VAE, CFP) Gestion administrative des conventions de stage Réalisation des badges pour les étudiants Gestion du Portail « Inscriptions formations internes » Suivi des formations internes en lien avec les formateurs Mise à jour des tableaux de bord de suivi de l'activité Statistiques Activité du poste : Accueil physique et téléphonique Traitement d'informations multiples et variées par messagerie électronique/téléphone Saisie informatique des données sur les logiciels métiers Suivi de tableaux de bord Application des dispositifs statutaires et réglementaires Classement, archivage PROFIL RECHERCHÉ : Qualités requises : Aptitudes relationnelles et sens de la communication (nombreux contacts avec l'encadrement, service central de formation, différents professionnels hospitaliers toutes catégories) Sens de l'accueil physique et téléphonique Aptitude à travailler en équipe et en réseau Capacités d'adaptation et réactivité Capacités d'analyse Sens de l'organisation et des priorités Esprit d'initiative Rigueur Disponibilité Discrétion et réserve Compétences requises et/ou à développer : Compétences en bureautique avec maîtrise et rapidité sur Word, Excel, Outlook Connaissance des logiciels GRH appréciée (Arhpège, Gesform) Conditions de travail : Poste à temps plein et à repos fixes Congés en alternance entre les 2 Adjoints Administratifs - Assistants de Formation Possibilité de télétravail 1 jour par semaine après un an d'ancienneté sur le poste, en alternance entre les 2 Adjoints Administratifs Ce profil de poste peut être sujet à modifications en fonction de l'évolution des organisations de travail et des activités Mme Kalthoum ROMDHANI
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