L'Association SAINTE MARIE a été fondée le 26 avril 1920. Elle est gestionnaire d'établissements médico-sociaux qui accueillent des personnes adultes en situation de handicap sensoriel, psychique et mental en leur permettant d'acquérir une autonomie aussi large que possible et en facilitant leur insertion dans la société. Elle est également gestionnaire de chantiers d'insertion répartis sur les Bouches du Rhone (La Fibre Solidaire) et d'un CHRS et LHSS sur Rognes (L'Etape).
Au sein de l'EANM Bois Joli nous cherchons une secrétaire administrative dans le cadre pour l'instant d'un remplacement
Vos missions ?
ACCUEIL PHYSIQUE et TELEPHONIQUE
Gestion du portail (ouverture sécurité avec vidéo protection) aux familles, fournisseurs, livreurs divers, partenaires, visites établissement.
Gestion des appels entrants et sortants sur standard
TACHES ADMINISTRATIVES
1 GENERALES
Enregistrement courrier arrivée et dispatching
Gestion des mails
Affranchissement, mise sous plis
Photocopies diverses présentées par les résidents ou les équipes
Mise à jour de différentes listes internes
Mise à jour quotidienne des différents tableaux selon les informations reçues : tableaux de présence, tableaux de commandes repas..
Tenue de différents tableaux de suivis statistiques en lien avec le chef de service
Reliage de divers documents, plastification, etc.
Commande de fournitures pour l'administratif
Classement et Archivage
Création des dossiers des résidents sur le Dossier Individuel de l'Usager (Ogyris) et sur le serveur (sous teams).
2- RH et COMPTABILITE
Enregistrement numérique et classement papier des factures en lien avec le service comptabilité
Enregistrement des arrêts maladie sur plannings de la DRH et DG
Nous recherchons une personne qui apprécie l'environnement de l'aide aux personnes en situation de handicap, qui ait le sens du contact et soit bienveillante dans son approche.
La maitrise de word et excel est impérative. La connaissance des DIU et de teams sont un plus
Durée de travail 35h/semaine
Planning à définir soit 7h/jour sur 5 jours/semaine avec une heure de coupure repas soit 8h/jour sur 4.5 jours par semaine avec une heure de coupure repas.
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