Accueil general polyvalent - laudun-l'ardoise (h/f)

Référence CSP: O030250/923000362
Sous la hiérarchie directe de la directrice du pôle population l’agent polyvalent assure l’accueil physique et téléphonique de l’hôtel de ville, gère certaines démarches administratives en lien avec les services de la collectivité, et prend en charge la gestion du courrier papier entrant et sortant en lien avec le gestionnaire du service postal, de la documentation et des moyens matériels de la collectivité (fournitures, salles, véhicules).

Assurer l’accueil physique et téléphonique du public :

• Accueil bienveillant et professionnel des usagers au guichet ou par téléphone ;
• Renseigner et orienter le public ;
• Identifier et gérer la demande selon son besoin de temporalité.

Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services :

• Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner les usagers ;
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité et des institutions administratives rattachées (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services) ;
• Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité (propreté du hall, disposition des sièges…) ;
• Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs et formulaires selon les demandes.

Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation

• Assurer le traitement des courriers départ (mettre sous pli et affranchir) ;
• Constituer, actualiser et diffuser la documentation mise à disposition du public.

Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune :

• Gérer les photocopies pour les associations (assurer le suivi annuel des compteurs) ;
• Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent ;
• Gérer les véhicules (clés/papiers/planning de réservation des véhicules) et le badge autoroute ;
• Gérer les commandes de fournitures administratives du pôle ;

Assurer un soutien administratif pour les services de la collectivité (administration générale, état civil, urbanisme…)