Gestionnaire de scolarité (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Descriptif du service
FOCAL est le Service commun de FOrmation Continue et Alternance de l'Université Claude Bernard Lyon 1. Il assure l'interface entre l'Université et le monde professionnel : Entreprises industrielles et de services, bureaux d'études, organismes publics ou privés, professionnels de santé... Chaque année, FOCAL forme plus de 10 000 stagiaires dont 3 200 alternants au sein de ses 650 formations. Les équipes de FOCAL accompagnent les alternants et les professionnels en reprise d'études dans leurs projets de développement des compétences et les aide à identifier les dispositifs de financement appropriés à leur situation.
Description du poste
Sous la responsabilité de la direction du service, et plus précisément affecté (e) dans le pôle sciences du service FOCAL, le gestionnaire de scolarité a pour missions d'informer le public intéressé, procéder à la contractualisation des stagiaires, enrichir le système d'information, procéder à l'inscription des candidats retenus, gérer le planning de la formation, organiser les épreuves sur table, organiser les jurys, éditer les bulletins de notes, diplômes, organiser les réunions d'information et participer à différentes opérations publiques visant à faire connaître le diplôme

PROFIL RECHERCHÉ :

Activités principales :

Accueillir, orienter, renseigner les usagers.
• En collaboration avec la responsable pédagogique de la formation, le gestionnaire de scolarité accueille et renseigne les personnes intéressées par le DAEU et vérifie que les candidats respectent les conditions d'accès établies par l'arrêté du DAEU ;
• il s'assure du choix retenu par le candidat et des modalités de formation (présentiel ou distanciel).

Contractualiser et inscrire
• Le gestionnaire de scolarité procède à la contractualisation des candidats retenus, Il utilise le système d'information du service ;
• Il s'assure de la signature du contrat par les candidats.
• Il elle vérifie auprès de l'agence comptable que le virement des droits d'inscription est effectif
• Il procède à l'inscription dans le système d'information (APOGEE)
• Il collecte l'ensemble des données nécessaires pour la mise en facturation.

Gérer les plannings
• En lien avec la responsable pédagogique, il établit les plannings de formation.
• Il procède à la réservation des salles de cours
• Il adresse à l'ensemble des participants les emplois du temps.

Suivre la scolarité
• Il saisit les notes transmises par les enseignants et édite les relevés de notes
• Il organise les sessions d'examens sur table ainsi que les surveillances d'examens
• Il organise les jurys de diplôme
• Il édite les diplômes et organise des rendez-vous de remise des documents terminaux.

Compétences attendues :
• Accueillir des publics, prendre des messages, maîtriser l'orthographe
• Comprendre et appliquer la règlementation
• Maitriser les outils bureautiques : pack office
• Planifier des activités dans une temporalité contrainte et cadencée

Connaissances :
• Environnement professionnel et fonctionnement d'une université
• Environnement et règlementation de la formation professionnelle
• Connaissance du fonctionnement d'APOGEE – FCA – ADE appréciée (ou capacité à s'y former)

Savoir être :
• Capacité d'écoute, d'analyse et de synthèse
• Réactivité, Rigueur, organisation et sens de la communication
• Capacité à travailler en équipe
• Capacité à faire preuve de neutralité et de discrétion professionnelle.