Secrétaire de département de formation f/h

Vous évoluerez au sein du département GEII de l’IUT de Bordeaux sous la direction du chef de département et en collaboration avec les responsables pédagogiques. Intégré/e au secrétariat pédagogique du département vous travaillerez avec une assistante pédagogique expérimentée.

Vous aurez des activités en gestion administrative :

· Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (étudiants, enseignants, personnel de l’IUT) et externes (livreurs, vacataires, personnalités extérieures…)

· Assurer des missions de secrétariat : courriels, courriers, demandes de reprographie...

· Rédiger, mettre à jour et mettre en forme divers documents (courriers, attestations, feuilles d’émargement, tableaux de bord…)

· Traiter et diffuser des informations internes et externes sous différentes formes (courriels, affichage, mise à jour du calendrier du département…)

· Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes

Vous assisterez dans les activités pédagogiques du secrétariat du département, en cela vous aurez en charge :

· D’interagir avec les responsables de formation pour mener des opérations courantes dans le cadre de l’organisation de ces formations

· De participer à des actions simples liées à l’organisation administrative de la pédagogie (aide à l’organisation de réunions, des examens initiaux et de substitution, de la gestion des enseignants…)

· D’assurer le suivi de l’assiduité des étudiants en formation initiale et continue sur les logiciels métiers dédiés

· D’effectuer des réservations de salles et des modifications d'emploi du temps

· D’effectuer le suivi administratif des stages étudiants effectués en France