Réf. : 25-5-P-EXP-DoROffice
Les missions :
Au sein de la Division Expériences, vous travaillerez avec la Directrice de recherche des sciences de physique, en étroite collaboration avec l'assistante du directeur de recherche des sciences de la vie.
Dans un environnement multiculturel, vous vous assurerez du bon déroulement des tâches au quotidien. Vos missions principales seront les suivantes :
* organiser et gérer l'agenda complexe de la directrice de la recherche, prendre les dispositions nécessaires pour les déplacements et l'organisation des visites des partenaires extérieurs.
* organiser des réunions, des ateliers internes et externes et contribuer à leur suivi (ordre du jour, rapport, préparation de la documentation, logistique, procès-verbaux, suivi des actions).
* servir de point de contact entre les gestionnaires, les employés et les autres partenaires externes. Gérer la correspondance et les appels téléphoniques entrants et sortants, en gérant de manière appropriée les informations confidentielles si nécessaire. Assurer l'accueil des visiteurs.
* participer à l'élaboration de documents (recherche d'informations, mise en forme, suivi de la validation avant diffusion, rapports...), ainsi qu'à la rédaction de procès-verbaux dans les délais impartis, et à la production de communications et de présentations.
* fournir un soutien à la gestion administrative (achats, suivi des coûts, etc.)
* coordonner les tâches avec l'assistante du directeur de la recherche en sciences de la vie (y compris en cas d'absence).
* collaborer avec diverses parties prenantes internes et externes, y compris l'organisation de réunions de comités consultatifs scientifiques.
* appliquer et améliorer continuellement les procédures afin de faciliter une gestion efficace, efficiente et professionnelle du bureau.
Les compétences :
* diplôme d'enseignement secondaire (BA, Licence, HND, HNC, BTS, DUT, Bachelor, Meister Vordiplom, Laurea Triennale, Diplomatura, ou équivalent).
* expérience d'au moins 5 ans en tant qu'assistant-e, de préférence dans un environnement international.
* maîtrise à un niveau élevé de l'anglais, parlé et écrit, et de bonnes connaissances en français.
* excellentes capacités d'organisation et d'analyse, ainsi qu'un grand souci du détail, avec la capacité de gérer/établir des priorités (multiples).
* esprit d'initiative, autonomie, réactivité, énergie, gestion des priorités, sens de confidentialité.
* bonnes compétences interpersonnelles, capacité à établir et à maintenir des relations de travail positives, aptitude avérée au travail en équipe.
* capacité à gérer une variété de tâches simultanées, ce qui nécessite une aptitude particulière à collaborer et à communiquer efficacement avec un large éventail de personnes et de fonctions à tous les niveaux de l'organisation.
* approche proactive de la résolution des problèmes et ouverture au changement.
* maîtrise des outils et logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint) et capacité avérée à apprendre rapidement de nouveaux outils.
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