Secretaire pedagogique f/h

Description du poste

Assurer les activités administratives et pédagogiques de secrétariat inhérentes au fonctionnement général de la structure.

Recueillir et traiter des informations nécessaires au fonctionnement administratif de l’Institut de formation, et à la gestion de la formation des promotions d’étudiants en soins infirmiers et d’élèves aides-soignants selon l’organisation définie.

Accueil physique et téléphonique des étudiants, intervenants et autres acteurs de la formation

Organisation des oraux pour les promotions professionnelles, réception et contrôle des dossiers de candidature, envoi des convocations au jury, participation à la journée des oraux

Relations avec les partenaires internes (GH) et externes à la structure (Université, groupement des instituts, lieux de stage, associations professionnelles, ordres professionnels…) relations avec les tutelles ou équivalents

Constitution et gestion de la tenue des dossiers administratifs des étudiants et élèves et édition des documents

Gestion des conditions d’entrée en formation des étudiants en soins infirmiers et élèves aides-soignants ; droits d’inscription

Contrôle du respect des critères de prise en charge des étudiants et élèves par le Conseil Régional Île de France

Gestion des dossiers de financement de formation : FONGECIF –Etablissement des attestations mensuelles- Pôle emploi suivi via la plateforme KAIROS et gestion des présences, et autres financements : Conseil Régional, CROUS.

Gestion du paiement des frais pédagogiques en lien avec les services financiers du CFDC : frais d’inscription à l’IFSI-IFAS, en lien avec MSU : communiquer les frais d’inscription MSU, contrôle du paiement de la cotisation annuelle : Contribution de Vie Etudiante et de Campus

Gestion des dossiers d’accident du travail des étudiants en soins infirmiers et élèves aides-soignants

Recueil des informations nécessaires au paiement des intervenants extérieurs

Elaboration des courriers administratifs et archivage

Gestion pédagogique, Formation théorique

Constitution et gestion de la tenue des dossiers pédagogiques des étudiants et élèves

Organisation des évaluations théoriques en lien avec les formateurs responsables d’Unités d’Enseignements

Reprographie de documents en lien avec l’agent d’accueil et l’agent logistique

Saisie informatique et extraction des résultats théoriques sur SAP CAMPUS

Enregistrement de l’attestation de Formation aux Gestes et Soins d’urgence –AFGSU II auprès du Centre d’Enseignement des Soins d’Urgence de rattachement.

Saisie et suivi des absences des étudiants et élèves

Préparation des documents des Commissions d’Attribution des Crédits

Gestion de la tenue des dossiers en vue de la diplomation en lien avec la Direction Régionale, de la Jeunesse, des Sports et de la Cohésion Sociale

Participation à la mise en œuvre du service sanitaire

Recueil des informations concernant l’assiduité des étudiants pour indemnisation

BEP, Baccalauréat ou BTS secrétariat ou une expérience professionnelle solide et confirmée en secrétariat.

Expérience dans une école paramédicale ou un service de formation appréciée

Dynamisme, esprit d’initiative, réactivité

Capacité d’adaptation ; pondération

Rigueur, sens de l’organisation et de l’anticipation

Capacité d’analyse et de synthèse

Discrétion et respect du secret professionnel


Profil recherché

BEP, Baccalauréat ou BTS secrétariat ou une expérience professionnelle solide et confirmée en secrétariat.

Expérience dans une école paramédicale ou un service de formation appréciée

Dynamisme, esprit d’initiative, réactivité

Capacité d’adaptation ; pondération

Rigueur, sens de l’organisation et de l’anticipation

Capacité d’analyse et de synthèse

Discrétion et respect du secret professionnel