Au sein dʼune équipe pluridisciplinaire et sous la responsabilité de la Directrice de l'agence Sud Méditerranée d’Ecosphère basée à Aubagne (13), l'assistant(e) administratif(ve) aura notamment pour mission :
• Appui à la veille commerciale (suivi des sollicitations, outils d’aide à la décision, boite à outils devis, modèle…) ;
• Montage, notamment sur le volet administratif, des réponses aux appels d’offres ;
• Mise à jour et suivi des devis et dossiers sur interface CRM (FLEX, YOOZ, intrasphère) ;
• Préparation et suivi de la facturation client et fournisseur (décompté, modalités, relance, révision prix…) ;
• Gestion administrative de la sous traitance (constitution d’une base fournisseur, émission des bons de commande, facturation) ;
• Participer à la gestion des ressources humaines (pré-tri des candidatures, onboarding des nouveaux collaborateurs, suivi aide à la gestion des fiches de temps, des notes de frais, mise à jour des plannings, référent sécurité, bien-être au travail…) ;
• Gestion des services généraux de l’agence (suivi des contrats de maintenance générale de l’agence et de l’antenne : locaux, matériel, téléphonie, informatique, véhicules…) ;
•Secrétariat, standard ;
• Organisation des déplacements, des réunions ;
• Mise en forme, reprographie et archivage dossiers, gestion locale de la photothèque;
• Autres missions possibles en fonction des compétences et de la motivation (soutien éventuel sur certaines tâches au niveau national).
PROFIL ET COMPÉTENCES :
• Formation : Bac + 2 minimum en gestion de la PME, assistanat de direction et/ou comptabilité ;
• Expérience : Au moins 2 ans d'expérience sur un poste similaire en PME, idéalement en bureau d'études ;
• Maîtrise de l'informatique : Office 365, maîtrise des outils Flex (facturation clients) et Yooz (commandes fournisseurs) serait un plus ;
• Bonne expression orale et écrite, excellente maîtrise de l’orthographe ;
• Rigueur et ponctualité ;
• Sens de l’organisation et des priorités, pratique (gestion des locaux, téléphonie, informatique…) ;
• Sens de la communication et du contact ;
•Soucieux du respect de l'environnement et de la protection de la nature.
CONDITIONS ET AVANTAGES DU POSTE :
• Vous bénéficiez dʼun contrat CDI à temps plein (4/5 envisageable), statut non-cadre (convention SYNTEC) ;
•Démarrage souhaité : Dès que possible ;
• Rémunération : selon votre profil et expériences. Elle est composée dʼun salaire fixe, dʼun intéressement et de la participation aux résultats dʼEcosphère, ainsi que de primes (vacances, de performance individuelle et exceptionnelles) ;
• Avantages sociaux : RTT, titres restaurant, télétravail ponctuel, mutuelle prise en charge à 100%, annualisation du temps de travail, souplesse des horaires, des congés et absences, pas de travail imposé le week-end et jours fériés, participation aux transports publics, politique salariale incitative et dynamique.
PROCESSUS DE RECRUTEMENT :
* Un premier échange téléphonique pour faire connaissance et s’assurer de l’intérêt commun pour ce poste ;
* Un ou deux entretiens avec le Directeur de l’agence et l’équipe RH pour évoquer votre parcours, vos attentes, partager sur les enjeux et sur la vision du poste, et éventuellement réaliser des tests.
Possibilité de regrouper les entretiens pour une optimisation du process de recrutement et parce que l’on s’adapte à vous.
Ecosphère, pour la nature et le développement durable.
Spécialisée en écologie appliquée depuis plus de 35 ans, Écosphère met son expertise technique et scientifique au service d’une prise en compte de la biodiversité dans les politiques publiques et privées.
Avec des agences réparties sur le territoire national et plus de 200 collaborateurs, le Groupe Écosphère intervient sur des missions et thématiques variées: audits écologiques, études réglementaires, plans de gestion, suivi de chantier, géomatique, conseil et politiques de la biodiversité…
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