Missions
:
Vous assurez la coordination administrative et logistique des activités de la direction de l’établissement. Vous facilitez la circulation de l’information, garantissez la tenue à jour des dossiers, gérez les éléments administratifs du quotidien, et participer à la gestion RH et logistique en appui à la direction, dans le respect des règles de confidentialité, de rigueur et de discrétion attendues dans un établissement médico-social. Vous partagez les valeurs associatives de l’association des Papillons Blancs de Lille.
Plus spécifiquement, sous la hiérarchie des Cheffes de Service, la personne :
1. Gère l’accueil physique et téléphonique de l’établissement : réception, orientation, information en cas d’absence de la secrétaire.
2. Participe à la diffusion et au suivi de l'information interne : affichage, courriers, convocations, etc.
3. Suit les dossiers administratifs : assurances, séjours, conventions, répit, etc.
4. Participe à la gestion RH : contrats de travail, DUE, gestion des pièces administratives, suivi des visites médicales, accidents du travail, relations avec le siège administratif.
5. Participe à la gestion de la rentrée : préparation du pack de rentrée, saisie et organisation des données administratives des enfants.
6. Gère les boîtes mail collectives de l’établissement, en lien avec les secrétaires administratives.
7. Edite les auto déclarations et assure leur distribution dans les casiers des salariés.
Cette liste est non exhaustive, une fiche de poste sera remise aux postulants.es.
Profil :
Compétences techniques
8. Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Imago, etc.)
9. Connaissance du fonctionnement d’un ESMS
10. Rigueur rédactionnelle et orthographique
11. Capacité à gérer les priorités
Compétences relationnelles
12. Sens de l’écoute et de la discrétion
13. Capacité à interagir avec divers interlocuteurs (familles, enfants, professionnels, intervenants)
14. Diplomatie et posture professionnelle
Compétences organisationnelles
15. Autonomie et sens de l’anticipation
16. Réactivité face aux urgences
17. Capacité à gérer simultanément plusieurs tâches
Qualifications requises :
18. Formation de secrétariat de direction (BTS ou équivalent)
19. Une première expérience dans le médico-social est un atout.
Veuillez adresser votre candidature (CV uniquement) avant le 24 juin 2026 à :
A l’attention de la cheffe de service Aurélie DEPREZ HILD.
Entretien en physique ou en visioconférence entre le 25/06 et le 01/07
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