Vos missions en quelques mots Placé (e) sous la responsabilité directe de la Directrice Générale des Services. Suivre les dossiers confiés par la Directrice générale des services o Elaborer des tableaux de bord de suivi o Aider à l’instruction des dossiers de demandes de subventions Assurer la fonction d’interface entre les différentes directions, services internes et externes Organiser le traitement et la diffusion des informations Organiser les réunions, rédaction des comptes-rendus et tenue de l’agenda- Assurer l’accueil physique et téléphonique Effectuer l’enregistrement et la gestion du courrier « Arrivé » et « départ » du service. Coordonner et sécuriser le circuit des parapheurs soumis à la signature de l’autorité territoriale Assurer avec la Direction Générale : o le suivi des commissions, bureaux et conseils municipaux o la préparation, la gestion, le suivi des conseils municipaux jusqu’à la transmission des actes de façon dématérialisée au contrôle de la légalité Assurer le suivi de la tenue des registres des délibérations et arrêtés Assurer le récolement des actes administratifs (arrêtés, délibérations) Produire et assurer les tâches de secrétariat Effectuer des recherches de documents pour assurer la veille juridique Classer et archiver les documents Profil recherché Discrétion professionnelle Rigueur Capacité à travailler en équipe Faire preuve d’initiative dans le cadre de ses missions Faire preuve de réactivité Faire preuve de disponibilité Bonne connaissance des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) Bonne connaissance des techniques et outils de secrétariat Maîtrise de l’environnement des collectivités territoriales Bonne connaissance des règles d’élaboration des actes administratifs Grand sens de l’organisation Elaborer des tableaux de bord, outils de planification Maîtrise des principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte-rendu Avoir de bonnes qualités de rédaction Être capable de distinguer et de prioriser les urgences
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