Assistant pédagogique et de direction - ecole du climat h/f

Assistanat pédagogique (50 %)

Participation à la gestion des programmes et au suivi des enseignantes, enseignants et étudiants.

- Relations avec les enseignants

* Accueil et information (mail/téléphone), mise à jour de l’annuaire ;
* Réservation des salles, organisation du calendrier annuel et des réunions de rentrée ;
* Mise à disposition du matériel pédagogique ;
* Préparation et suivi des enseignements, gestion des évaluations par les étudiants ;
* Organisation de la notation en ligne des contrôles continus avec les services centraux.

- Relations avec les étudiants

* Accueil, information et accompagnement ;
* Organisation des élections des délégués ;
* Gestion des fins de semestre : préparation des examens, traitement des copies, suivi des notes et de l’assiduité, participation aux jurys ;
* Appui à la responsable pédagogique : statistiques, tableaux de bord, pré‑rentrée, visites de terrain et voyages d’étude.

- Coordination avec l’équipe de la scolarité

* Création et paramétrage des unités pédagogiques dans Banner ; élaboration et envoi des grilles horaires ; collecte des besoins pédagogiques ;
* Collecte, mise en forme et diffusion des programmes (reprographie, mise en ligne) ;
* Mise à jour des coordonnées des enseignantes et enseignants dans Banner ; préparation des courriers de recrutement ;
* Suivi des inscriptions pédagogiques, organisation de rattrapages, suivi de l’assiduité et des paiements enseignants ;
* Préparation des examens intermédiaires et contribution aux opérations de fin de semestre : examens, copies, notations, assiduité, évaluations, jurys.

Assistanat de direction (50 %)

Soutien à l'équipe de la direction (Doyenne, Vice-doyen et Directrice exécutive)

- Faciliter l'organisation et gestion

* Gestion des agendas, échéances, réunions, déplacements et missions nationales et internationales ; préparation de dossiers ;
* Interface avec les interlocuteurs internes et externes ;
* Préparation et suivi des réunions avec les autres assistants de direction ;
* Gestion du courrier et des déplacements de la Direction;
* Production et suivi d’outils d’aide à la décision (indicateurs, tableaux de bord, statistiques);
* Accueil physique et téléphonique, orientation des interlocuteurs;
* Suivi budgétaire (factures, notes de frais) en lien avec la cellule d’appui au pilotage;
* Mise en page de documents, rédaction de courriers, commandes de matériel et fournitures;
* Soutien logistique : classement, archivage, gestion de dossiers spécifiques;
* Encadrement de l’intégration des nouveaux collaborateurs de la Direction.

- Soutien à l’équipe et coordination interne

* Contribution à la coordination, cohésion et animation de l’équipe;
* Appui à la professionnalisation de l’équipe (transmission d’expertise);
* Relais de communication interne (montante et descendante).

Le poste est ouvert en CDI, basé à Paris (7ème).