Assistant(e) de direction cadre de vie, urbanisme et environnement, juridique et commande publique

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi La Direction Cadre de Vie, Urbanisme, Environnement, Juridique et Commande Publique, sous l'autorité du directeur, est composée de 5 agents et des agents des ateliers municipaux. L’assistant(e) de direction apporte une aide permanente en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.
L’assistant(e) administratif intervient dans des domaines de compétences variées, vos missions sont transversales en lien avec des interlocuteurs variés. Cette direction assure notamment la définition et la mise en œuvre des opérations d’investissements comme la réhabilitation – constructions des halles de tennis ou la réhabilitation des écoles et gère notamment l’entretien du patrimoine de la Ville. Missions / conditions d'exercice Organisation de la vie professionnelle de la direction :

-Assurer le suivi des activités de la direction
-Préparer les réunions (rappel de l’ordre du jour et constitution du dossier)
-Prendre des notes lors des réunions et rédiger des comptes rendus
-Gérer la correspondance (courriers, mails) et assurer le suivi des réponses
-Classer et archiver des documents administratifs de manière structurée
-Assurer la gestion des appels téléphoniques et l’accueil physique des usagers

Suivi des projets et activités de la direction :

-Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
-Renseigner des tableaux de suivi des activités du service et interservices (subventions des opérations de travaux)
-Rédiger les projets de délibérations pour le Conseil Municipal relatifs aux services Cadre de Vie et Environnement et commande publique
-Assurer un suivi administratif des actes relatifs aux interventions de travaux publics (arrêtés du Maire, dossiers de déclaration de travaux sur les réseaux, déclarations d’intention de commencement de travaux, …)
-Assurer la gestion du matériel émanant des services municipaux, des associations ou des demandes extérieures : centraliser les demandes et les transmettre au Centre Technique Municipal (demandes de transport, mise en place de matériel) et en assurer le suivi
-Être l’interface entre la Ville et les différents interlocuteurs (entreprises, Communauté Urbaine Caen la mer, bailleurs sociaux, …)
-Gérer les demandes de raccordements en lien avec le directeur selon les concessionnaires (ENEDIS, GRDF, …)
-Assurer le suivi des dossiers et les autorisations de travaux au titre des ERP
-Gérer le suivi des polices d’assurances
-Vous assurez le suivi quotidien de l’urbanisme en l’absence de la personne responsable de l’urbanisme et apportez un soutien en matière d’Affaires Juridiques et de Commande Publique.

SPECIFICITES DU POSTE :

-Travail du lundi au vendredi
-Horaires réguliers d’amplitude variable en fonction des obligations de service et des pics d’activité liés aux projets de la collectivité
-Télétravail ponctuel possible (forfait 20 jours par an)

REMUNERATION : statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle + avantages divers (COS, CNAS, Carte-Déjeuner, participation mutuelle et prévoyance sous conditions) + forfait transport et forfait mobilité durable Profils recherchés -Diplôme de gestion administrative (niveau minimum bac) ou bonne expérience
-Connaître les procédures administratives liées à l’activité des services et aux collectivités
-Connaissances des acteurs de la construction, de l’aménagement, de l’urbanisme, du foncier
-Notions terminologiques voirie, réseaux, bâtiment
-Notions en matière de réglementation de la Commande publique et de la réglementation des établissements recevant du public (ERP)
-Connaissance de base dans l’application du droit des sols et du document d’urbanisme
-Notions d’organisation et de gestion du temps de travail, savoir gérer l’urgence et respecter les échéances
-Capacité à anticiper et à dégager des solutions aux problèmes rencontrés
-Maîtrise des règles de l’expression orale et écrite de qualité (note de synthèse, compte-rendu, courrier)
-Savoir gérer la polyvalence et les priorités
-Aptitudes à la lecture et à l’analyse de plans, coupes, documents d’urbanisme
-Maîtrise des techniques de l’outil informatique (Word, Excel, PowerPoint, Internet, Outlook, …)
-Connaissance des progiciels métier appréciée (Cart@DS, CDC FAST, Fredon, EMMY, CITEOS, …)
-Avoir le sens du service public et de l’accueil du public
-Faire preuve d’initiative et d’autonomie pour faciliter et optimiser le fonctionnement
-Faire preuve de rigueur, ponctualité, confidentialité et discrétion
-Être organisé et capable de s’adapter (situations et interlocuteurs variés)
-Faire preuve d’un bon relationnel
-Savoir travailler en équipe
-Savoir rendre compte
-Autonomie et loyauté