Sous l'autorité hiérarchique du responsable, l'assistant(e) de gestion administrative de la Maison des Solidarités Départementales assure des tâches de secrétariat et favorise la transmission d'informations internes et externes. Il/elle intervient plus spécifiquement au sein du Pôle « Enfance ».
Tâches confiées :
Suivi administratif des enfants confiés
- Suivi des calendriers de visite et des tableaux de mesures par référent ASE ;
- Gestion des échéanciers de toutes les mesures judiciaires et administratives ;
- Organisation du calendrier, participation et compte-rendu des synthèses et des réunions ;
- Suivi de tous les documents nécessitant la signature du représentant légal d'un enfant confié (autorisation de sortie, inscription scolaire, etc.) ;
- Préparation des documents et transmission dématérialisée au service enfance jeunesse ;
- Participation à l'organisation des sorties.
Accueil physique et téléphonique du public (lors des astreintes ou en cas d'absence des collègues référentes)
- Accueil du public (accueil physique et accueil téléphonique) : écoute et orientation du public en intra (collègues de la Maison des Solidarités Départementales et des services du conseil départemental) et vers tous les services extérieurs.
- Prise d'informations et organisation des rendez-vous pour les travailleurs sociaux ;
- Suivi du courrier des usagers et des partenaires (entrant et sortant).
Mise en forme, classement des documents et gestion des archives
- Prise de notes, mise en forme des courriers, documents et formulaires spécifiques,
- Archivage physique et électronique des dossiers individuels.
Profil recherché :
- Sens du service public, des responsabilités ;
- Formation ou maîtrise des techniques de secrétariat (organisation, classement, prise de rendez-vous, suivi de dossiers, etc.) ;
- Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel) et des applications informations de gestion de la relation à l'usager (SOLIS) ;
- Aptitude à communiquer et à travailler au sein d'une équipe pluridisciplinaire ;
Pourquoi nous rejoindre ?
- 25 jours de congés + 22 RTT - 40 jours de télétravail/an (selon nécessités de service)
- Formation initiale et continue en interne - Perspectives de mobilité et évolution de carrière
- Remboursement partiel des frais de transports en commun domicile-travail
- Participation à la mutuelle santé et prévoyance santé
- Cartes restaurants (28€ de contribution agent pour 70 €), CNAS
- Le Département de la Haute Marne propose à ses agents l'accès au Label Team, un programme d'activités sportives et culturelles gratuites ou à participation financière, tout au long de l'année
Lettre de motivation + curriculum vitae exigés .
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