Assistant-e en gestion administrative h/f

Informations générales

Réservé aux agents CNRS (fonctionnaires et CDI) et aux fonctionnaires et CDI de droit public
Intitulé de l'offre : Assistant-e en gestion administrative H/F
Référence : MOY1613-MOBINT-O99007
Lieu de travail : PARIS CEDEX 16
Institut : DGDS - Direction générale déléguée à la science
Date de publication : mercredi 30 avril 2025
Session : Campagne Printemps 2025
Groupe de Fonction : AIG2
BAP : J - Gestion et Pilotage
Emploi type : Assistant-e en gestion administrative

Missions

Sous la responsabilité de la Secrétaire générale du Comité national, assurer le secrétariat des instances du Comité national, le secrétariat de direction du SGCN et participer à la gestion administrative et logistique des travaux des instances.

Activités

1. Gestion administrative et coordination
* Assurer la coordination et/ou la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel au sein du SGCN.
* Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion, prévenir le contentieux.
* Participer à l'instruction de dossiers complexes en garantissant la conformité réglementaire.
* Assurer la circulation de l'information entre les services, les membres du Comité national et les partenaires externes.
* Assurer le suivi et la mise à jour des tableaux de bord, produire des bilans et des statistiques pour les activités du SGCN.
* Mettre à jour les listes de diffusion internes.

2 Organisation et logistique des instances
* Programmer et planifier en lien avec la direction du SGCN les sessions des instances, les jurys d'admissibilité et d'admission des concours chercheurs.
* Organiser les interventions des directeurs d¿institut pendant les sessions ordinaires des Sections et CID.
* Gérer l'occupation des salles et coordonner les aspects logistiques nécessaires.

3 Accueil et information
* Accueillir, informer et orienter les membres du Comité national, ainsi que les interlocuteurs internes et externes.
* Conseiller les membres des instances sur la réglementation liée aux frais de missions.
* Accompagner les nouveaux personnels dans leur intégration au SGCN.

4 Tâches spécifiques ou transverses
* Tenir l'agenda de la Secrétaire générale.
* Assurer la programmation des réunions du Conseil scientifique et des instances de coordination du Comité national, en lien avec la direction de l'établissement.
* Assurer le secrétariat du Conseil scientifique du CNRS et des instances de coordination du Comité national.
* Assurer le traitement des missions des membres étrangers et des invités des instances.
* Contribuer à des groupes de travail internes au SGCN et à la conception de nouveaux outils et processus.

Compétences

Savoirs / connaissances
* Connaissances en gestion administrative, financière et RH.
* Maîtrise des pratiques d'un secrétariat de direction, notamment en contexte scientifique et institutionnel.
* Capacités en langue anglaise, à l'écrit et à l'oral, serait apprécié.

Savoir-faire
* Capacité à anticiper, planifier, hiérarchiser les tâches et gérer les priorités.
* Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et de bases de données.
* Aptitude à concevoir des tableaux de bord et à produire des synthèses pertinentes.

Savoirs-être
* Rigueur et sens de l'organisation.
* Discrétion (confidentialité garantie).
* Excellentes aptitudes relationnelles et à prévenir les conflits
* Capacité d'adaptation à de nouveaux outils.
* Sens du travail en équipe et des relations interpersonnelles.

Contexte de travail

Placé auprès du CNRS, le Comité national (CoNRS) est constitué de 58 instances de conseil et d'évaluation scientifiques. Ces instances, traitant environ 40 000 dossiers par an, participent à l'élaboration de la politique scientifique de l'organisme, à l'analyse de la conjoncture des recherches dans toutes disciplines et de leurs perspectives, ainsi qu'au recrutement et au suivi de carrière des chercheurs du CNRS. Le Secrétariat général du Comité national (SGCN) vient en support et soutien à ces instances et pilote l'évolution des processus liés à leurs missions.

L'appui aux travaux du Comité national est assuré par le Secrétariat Général du Comité National (SGCN), entité rattachée à la Direction Générale Déléguée à la Science.

Le SGCN, situé à l'interface entre les instances et la direction du CNRS, a donc pour mission première d'accompagner et de garantir le bon fonctionnement des 58 instances du Comité national.
De la solidité règlementaire, de la complétude et de la ponctualité des travaux des instances dépend le bon fonctionnement du CNRS, dans ses aspects les plus fondamentaux et structurants.
La mission s'exerce principalement au siège du CNRS, 3, rue Michel-Ange - 75016 Paris. L'activité est compatible avec le télétravail à raison d'un ou deux jours par semaine (dans le cadre des lignes directrices fixées par la direction du SGCN).

Le secrétariat de direction du SGCN est placé sous la responsabilité de la Secrétaire générale
/comitenational/