Secrétaire de direction - drh

À propos de nous

Le territoire de la Corrèze est composé du bassin de Brive, et de deux zones de proximité, les territoires de Moyenne-Corrèze et de Haute-Corrèze, couvrant un bassin de population d’environ 240 000 habitants.

Chacun de ces bassins disposent d’une population significative nécessitant une offre sanitaire de proximité. Ussel représente un bassin d’environ 40.000 habitants, celui de Brive représente plus de 100 000 habitants, et celui de Tulle 80.000 habitants.

La zone d’attractivité des établissements de la direction commune s’étend largement en dehors du bassin Corrézien puisqu’environ un tiers de sa zone d’attractivité est située dans le nord du Lot, l’est de la Dordogne ou encore le nord du Cantal.

Les établissements de la Direction commune sont membres du Groupement Hospitalier de Territoire du Limousin, dont l’établissement siège est le CHU de Limoges.

Le Centre Hospitalier de Brive est le premier établissement de santé de la Corrèze et le deuxième établissement de santé du Limousin.

Son personnel est composé de plus de 2 140 agents hospitaliers et 264 praticiens (dont 65 internes).

La Direction des Ressources Humaines de territoire comprend :

* Un Directeur des Ressources Humaines ;

* Un Directeur Adjoint des Ressources Humaines ;

* Quatre Responsables Ressources Humaines ;

* Une assistante de direction ;

* Trois secrétaires de direction ;

* Des départements structurés en secteurs placés sous la responsabilité de responsables transversaux et territoriaux assistés de gestionnaires :

o Recrutement – Mobilité – Gestion des personnels contractuels,

o Gestion des carrières - Retraites - Concours ;

o Développement professionnel ;

o Politique sociale et prévention des risques ;

o Pilotage de la masse salariale, rémunération, gestion du temps de travail et des absences

* Une cadre supérieure de santé chargée du Centre de formation continue du Centre Hospitalier de Brive.



Mission

Le ou la secrétaire du service des Ressources Humaines assure les missions administratives quotidiennes nécessaires au bon fonctionnement de la direction des ressources humaines.

Il/elle est chargé(e) d’exécuter, d’organiser et de suivre les tâches administratives courantes, en soutien opérationnel à l’assistant(e) de direction et au DRH.

Ce poste est centré sur la gestion administrative, la mise en forme de documents, la logistique RH, et la relation de premier niveau avec les agents et interlocuteurs internes et externes.

ACTIVITES PRINCIPALES

Accueil physique et téléphonique :

* Accueil physique des personnes (information, orientation, gestion des appels, filtrage, évaluation du degré d’urgence, prise de rendez-vous) ;

* Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques vers les personnes et/ou secteurs d’activités compétents.

Gestion administrative :

* Gestion de l’agenda du Directeur des Ressources Humaines ;

* Préparation des dossiers du Directeur des Ressources Humaines ;

* Prise de note, frappe et mise en forme de tous documents, rapports, courriers ;

* Réception, traitement et orientation des courriers et des mails vers les personnes et/ou secteurs d’activités compétents (ouverture, enregistrement) ;

* Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports ;

* Gestion et diffusions des notes d’information relevant de la DRH ;

* Reproduction de documents ;

Ordres de mission et frais de déplacement :

* Gestion et suivi des ordres de missions et des demandes de remboursement de frais de déplacement associées

Grèves :

* Traitement et suivi des grèves ; préparation des notes d’information, suivi des assignations, remontée statistiques, mise à jour du tableau de service minimum

Stages :

* Gestion des demandes de stage et évaluations en milieu de travail

* Instruction des demandes de stage, coordination avec les cadres de services pour l’organisation du stage, gestion et suivi des conventions de stage

CGOS :

* Relais entre le personnel de l’établissement et le CGOS, information de premier niveau dans le domaine des prestations du CGOS et les démarches à accomplir pour bénéficier des prestations, actions ou aides financières du CGOS

* Diffusion des actions proposées par le CGOS

* Mise à disposition des formulaires et supports d’information fournis par le CGOS

MNH :

* Information et conseil auprès des agents dans le domaine des prestations offertes par la MNH

* Traitement et mise à jour des données MNH sur GRH

* Accueil et organisation des permanences du conseiller MNH (tous les mois)

Télétravail :

* Enregistrement, suivi et archivage des conventions ; tenue du tableau de bord associé

ACTIVITES PONCTUELLES

Polyvalence attendue et remplacements mutuels en l’absence de l’Assistant(e) de Direction :

* Organisation des réunions (convocations, réservation et préparation des salles) ;

* Suivi des dossiers en cours du Directeur des Ressources Humaines et des échéances associées, relance auprès des correspondants ;

* Participation et rédaction du compte-rendu des réunions de service ;

* Mise à jour du site intranet de la Direction des Ressources Humaines ;

* Gestion des fournitures du service et du matériel de bureau.


Profil

Connaissances et savoir-faire ;

* Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office)

* Filtrage des demandes, renseignement et/ou orientation des personnes (en présentiel/par téléphone ou mail)

* Organisation, priorisation et planification des tâches confiées

* Définition d’un plan de classement des dossiers en cours et à archiver

* Aisance rédactionnelle

* Capacités à prioriser et à transmettre des messages de façon synthétique

* Connaissances généralistes sur le statut de la Fonction Publique Hospitalière

* Techniques de prises de note

Savoir-être :

* Disponibilité

* Rigueur, méthode

* Loyauté, discrétion et sens de la confidentialité

* Capacité à anticiper et à prendre des initiatives

* Esprit d’analyse et de synthèse

* Sens des relations humaines

* Capacité à travailler en équipe



Profil de formation recherché : niveau 4 (Bac ou équivalent) ou expérience significative et confirmée sur des fonctions similaires.