Assistant de direction — h/f

Assistant de direction — H/F - Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques. - Accueillir les usagers. - Préparer et organiser les réunions. - Préparer et contrôler les dossiers nécessaires (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…). - Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus. - Organiser le tri et l’archivage des documents importants (papier et numérique) (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information). - Traiter, trier et diffuser les mails - Réceptionner et trier le courrier. - Rédaction et mise en page des courriers administratifs, actualisation des procédures et du livret d’accueil. - Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire. - Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail. - Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…). - Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons. Communication : - Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, comptes rendus,…). - Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant). Comptabilité : - Facturer les frais de séjour (caisses) - Gérer les caisses - Résidents et établissement (entrées, sorties, clôture mensuelle) - Gérer et actualiser les dépenses d’argent de poche des résidents - Etablir l’état des compte résidents - Gérer et suivre les factures fournisseurs Ressources humaines : - Procéder à la rédaction des contrats (CDD, CDI) - Procéder aux déclarations préalables à l’embauche - Préparer le dossier d’accueil pour les nouveaux arrivés - Distribution des fiches de paies Activités éventuelles : - Participer à l’organisation de la logistique des recrutements et des formations. - Réaliser un suivi administratif du personnel. - Veiller à la bonne tenue de l’établissement Être titulaire : • BTS Support à l'action managériale (Bac2) • BUT Gestion des entreprises et des administrations • BAC 2 Assistante de direction Une connaissance du secteur médico-social et des pathologies liées au handicap/polyhandicap psychique est appréciée. Une maitrise excellente de Word et Excel. Dynamique, vous êtes engagé(e) dans votre travail, rigoureux, autonome, patient et polyvalent. Vous avez le sens et l’envie du travail en équipe pluridisciplinaire. Compétences requises Savoir : - Méthode de classement et d'archivage - Modalités d'accueil - Normes rédactionnelles - Planification des tâches et gestion des priorités Savoir-faire : - Savoir gérer son temps. - Gérer un planning - Organiser des déplacements professionnels - Réaliser la gestion administrative des contrats - Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Coopération, Organisation et Développement de ses compétences - Utiliser les outils numériques Transition numérique - Relayer de l'information Transition numérique - Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier - Accueillir, orienter, renseigner un public - Assurer un accueil téléphonique - Communication, Création, Innovation, Nouvelles technologies - Mettre à jour un dossier, une base de données - Être à l'écoute, faire preuve d'empathie - Organiser son travail selon les priorités et les objectifs - Faire preuve de rigueur et de précision Savoir-être : - Discrétion et confidentialité : vous manipulez des données personnelles (données sur les salariés) ou des informations confidentielles concernant l’entreprise. Il vous est demandé de ne pas les divulguer. - Sens de l’écoute et de la communication : vous devez rapidement comprendre ce que souhaite votre responsable pour pouvoir accéder à sa demande et pour cela, votre sens de l’écoute doit être aiguisé. - Polyvalence : vos tâches sont variées, vous devez être capable de passer de l’une à l’autre aisément au cours de votre journée de travail. - Résistance au stress : occuper un poste aux côtés de la direction peut s’avérer stressant. Vous devez savoir gérer les moments de pression. - Réactivité : réunion imprévue, communiqué à faire partir dans l’heure, traitement rapide des emails urgents ; votre journée peut prendre une tournure inattendue selon les événements de l’entreprise. Il est nécessaire de savoir s’adapter. - Prise d’initiative : la direction attend de vous que vous soyez autonome et capable de prendre des décisions quand cela est nécessaire. Avantages : - 18 congés trimestriels - 25 congés annuels Rémunération : - Selon reprise d’ancienneté conventionnelle PHSD - MAS - Corbeil La SOCIÉTÉ PHILANTHROPIQUE, fondée en 1780, association reconnue d’utilité publique exerçant dans le domaine de l’action sociale, médico-sociale et sanitaire (une direction générale, 42 établissements et services, 1 650 salariés, budget 130 millions d’€), recrute pour son établissement MAS Serge DASSAULT à Corbeil-Essonnes : Assistante de direction CDI à temps complet – 35h semaine / Rémunération selon CCN 26 août 1965 Poste à pourvoir immédiatement Présentation établissement : La MAS Serge Dassault Corbeil-Essonnes accueille des personnes handicapées psychiques vieillissantes, ayant une autonomie ambulatoire, présentant des troubles importants du comportement. Elle propose un hébergement permanent et dispose de 4 unités de 10 chambres chacune avec un office. Ses principales missions sont de : - Favoriser, quelle que soit la restriction de leur autonomie, leur relation aux autres et l’expression de leurs choix et de leur consentement en développant toutes leurs possibilités de communication verbale, motrice ou sensorielle, avec le recours à une aide humaine et, si besoin, à une aide technique. - Développer leurs potentialités par une stimulation adaptée tout au long de leur exercice, maintenir leurs acquis et favoriser leur apprentissage et leur autonomie par des actions socio- éducatives en les accompagnant dans l’accomplissement de tous les actes de la vie quotidienne. - Favoriser leur participation à une vie sociale, culturelle et sportive par des activités adaptées, porter une attention permanente à toute expression d’une souffrance physique ou psychique. Veiller au développement de leur vie affective et au maintien du lien avec leur famille ou leurs proches. - Garantir l’intimité en leur préservant un espace de vie privatif. Assurer un accompagnement médical coordonné garantissant la qualité des soins. Corbeil-Essonnes BTS Support à l'action managériale (Bac2) Débutant (moins de 2 ans), Expérimenté (2 à 5 ans) CDI Secrétaire / secrétaire de direction