Facilitateur assistant administratif et accueil h/f

Depuis le CCAS : Relais Petite Enfance et Parentalité (RPE) (40%) et Tout autre établissement d'accueil du jeune enfant du CCAS (60%) : crèches collectives, crèche familiale, lieu d'accueil enfants parents, Maison des générations...
Missions/Activités
- Accueil physique et téléphonique, information et orientation des publics
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et numérique du Pôle Petite Enfance et Parentalité
- Informer les parents sur leur demande de place et assurer le suivi des demandes en attente
- Apporter un premier niveau de réponse à tous les parents et les orienter si besoin
- Gérer les demandes de rendez-vous avec l'élu délégué et/ou le cadre concerné, ainsi que les demandes de réclamations
- Accompagner les parents et les familles dans la réalisation de démarches administratives simples pour la suite du parcours d'accueil et d'orientation
- Animation de temps d'accueil collectifs et d'information à destination des familles
- Animer des réunions d'accueil et d'information des familles selon un calendrier programmé
- Participer à l'animation d'ateliers proposés dans le cadre du Relais Petite Enfance
- Participer à l'organisation et à l'animation des réunions d'information sur l'offre d'accueil petite enfance
(OAPE)
- Gestion des demandes d'admission en établissements d'accueil du jeune enfant
- Assister les familles pour faire les préinscriptions en ligne et les mises à jour des dossiers
- Valider les nouvelles personnes dans la base Concerto ainsi que les pré-inscriptions
- Assurer le suivi de toutes les demandes en attente et tenir les familles au courant par courrier
- Gérer l'affectation de familles sur les places vacantes, en lien avec les directrices d'EAJE et dans le respect des critères définis par la collectivité
- Préparer la commission annuelle d'attribution des places
- Envoyer et administrer le questionnaire de mise à jour des demandes
- Tenir à jour les classeurs de pré-inscription ainsi que les demandes sur le logiciel
- Coordination administrative des actions du Pôle Petite Enfance et Parentalité
- Apporter son concours à l'organisation d'événements spécifiques
- Concevoir des outils de suivi de l'activité et les tenir à jour
- Au RPE, assurer la gestion des plannings d'accueils, et le suivi des informations aux familles (mailings)
- En crèche familiale, suivre des tableaux mensuels (ateliers), des projets de service et des mails/courriers aux familles
- Veiller au suivi des règlement de fonctionnement et des projets d'établissement lors des modifications
- Participer à la fonction achat (recherche de devis, suivi des commandes liées aux actions et aux équipements petite enfance)
- Réaliser des supports de communication, en lien avec le service Communication
- Gestion administrative des correspondances et du site qualifiant
- Trier et distribuer le courrier entrant selon les procédures internes
- Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi (visas, signature, photocopies, publipostage, mise sous pli, enregistrement, affranchissement) des courriers adressés aux familles, au personnel, aux candidats stagiaires et aux partenaires
- Gérer les demandes et l'affectation des stagiaires dans les EAJE, ou chez les assistantes maternelles de la crèche familiale, en lien avec les organisations de la Ville.
Compétences attendues dans la petite enfance :
- Bonne connaissance de l'environnement de travail, des référentiels nationaux et locaux du domaine de la petite enfance INDISPENSABLE- Bonne connaissance des techniques de gestion administrative et de secrétariat - Maîtrise des outils bureautiques (Logiciels Concerto, Word, Excel, Publisher, Powerpoint, fonctionnement - d'Internet, Canva) - Bonne connaissance des modes de fonctionnement des collectivités territoriales - Savoir-faire en terme de gestion des priorités - Bonne connaissance des techniques d'entretien, d'écoute active et d'animations d'activités à destination des familles
Amplitude horaire 8h -18h30 -CAP AEPE et EXPERIENCE INDISPENSABLES