Gestionnaire absenteisme (h/f)

Détails de l'offre Famille de métiers Gestion des ressources humaines > Ressources humaines, statut et rémunération Grade(s) recherché(s) Rédacteur Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires () Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi L’assistant de gestion de l’absenteisme s’inscrit dans la direction des ressources humaines. Placé.e sous l’autorité hiérarchique de la responsable carrière et paie, a pour mission de : Assurer le traitement, l’instruction et la gestion des dossiers d’absence, d’accident du travail et de maladie des agents dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires en matière de protection sociale Saisir les instances médicales compétentes et assurer le suivi des dossiers et des agents Informer et orienter l’ensemble des agents et des encadrants de la collectivité sur leurs droits et devoirs Assurer le suivi des assurances RH et Suivre les dépenses et recettes liées à l'absentéisme en lien avec notre assureur ou la CPAM Organiser les expertises médicales et leur suivi Garantir la bonne application des règles en matière de droits à congés et autorisations d'absences Missions / conditions d'exercice GESTION DES DOSSIERS DU PERSONNEL Rédiger des actes administratifs Préparer et contribuer à l'exécution de la paie par la saisie des éléments variables d’absence Saisir les éléments de situation administrative des agents dans le SIRH (absence, impacte en paie) Préparer et instruire les dossiers de maladie en lien avec les instances médicales consultatives et de retraite Mettre en œuvre les procédures individuelles liées à la carrière en lien avec la maladie (expertises, médicales, …) Travailler avec les dispositifs de prestations sociales des agents (mutuelles, prévoyances) et informer les agents Contribuer à l’élaboration des tableaux de suivi de l’absentéisme Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers individuels des agents TRAITEMENT DES DOSSIERS ET SAISIE DE DOCUMENTS Prendre des notes, rédiger tous types de courriers (notes synthétiques, des comptes rendus de réunion) et saisir des documents de formes et de contenus divers Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques Gérer et actualiser une base de données (AT, arrêts maladie, retraite pour invalidité,) Rechercher des informations, notamment réglementaires, en vérifier la validité et les partager Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion (saisie de données informatiques) Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires (sécurité sociale, instances médicales consultatives, …) Gestion des dossiers de retraite pour invalidité ACCUEIL PHYSIQUE ET TÉLÉPHONIQUE DU PUBLIC Répondre aux appels téléphoniques, recevoir, orienter les demandes et prendre des messages Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence et de priorité Orienter, conseiller les agents vers l'interlocuteur ou le service compétent le cas échéant Conseiller les agents et les encadrants sur les procédures en vigueur au sein de la Ville (AT, CLM, CLD, ) GESTION DE L'INFORMATION, CLASSEMENT ET ARCHIVAGE DE DOCUMENTS Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers Photocopier et assembler des documents, trier, classer et archiver des documents Préparer les dossiers pour les instances (comité médical, commission de réforme, CNRACL, …) PLANIFICATION, SUIVI ET LOGISTIQUE Renseigner les tableaux de suivi de l’absentéisme et suivre financièrement les expertises diligentées Assurer l'organisation logistique des réunions (réserver lieu, convoquer les participants, gérer la liste des présents, etc) Utiliser des logiciels et progiciels en liens avec l’activité Profils recherchés Statut de la fonction publique territoriale et textes réglementaires relatifs à la gestion du temps de travail et des absences Connaissance des principes de GRH et de GPEEC Règles liées à la rédaction et au contrôle des actes administratifs Règles relatives à l'accès aux documents administratifs et à la tenue des dossiers individuels Instances, circuits de décisions et cadre juridique de la collectivité Cadre réglementaire en matière de gestion des retraites Cadre réglementaire concernant les CAP Cadre règlementaire relatif aux instances médicales consultatives et de retraite Taux et assiettes des cotisations et contributions sociales Technique d’accueil et de secrétariat Utilisation des logiciels bureautiques (Word, Powerpoint, Excel) Rédiger des écrits professionnels (arrêtés, rapports, notes, bilans, synthèses,) Technique d’écoute, de reformulation, d’orientation, d’accompagnement et de conseil Adapter son discours et son comportement aux différents types de public Respect des délais Travail en équipe Procédure d’archivage Sens de l'organisation, rigueur Sens du service public Sens des relations humaines, capacité d'écoute et empathie Discrétion, confidentialité et devoir de réserve Réactivité Autonomie Sens du travail en équipe