Assistant.e admnistratif.ve - décanat médecine (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Sous l'autorité de la Secrétaire Générale de la Faculté, le Décanat est chargé d'accompagner le Doyen et les Vice-Doyens dans leurs missions au plan administratif et réglementaire. Il gère les moyens humains et financiers de la composante et assure la mise en place d'outils de pilotage adaptés dans un contexte hospitalo-universitaire en lien avec le pôle santé et le CHU.
Faciliter le pilotage des activités de la composante
- Réaliser des extractions de données à l'usage du Décanat et des services et les maintenir (listes, suivi des missions)
- Gérer l'agenda des réunions de service et des groupes thématiques projet
– Assurer les comptes-rendus des réunions et le suivi des actions avec la Secrétaire générale et les services

Assurer le suivi, l'indexation des documents administratifs et favoriser la dématérialisation
- Assurer l'indexation des documents entrants/sortants au décanat, leur catégorisation et les circuits
- Gérer et mettre à jour les archives du décanat (rh, conventions, conseils...) et des services (en prévision du déménagement)
Assurer le suivi RH des personnels administratifs de l'UFR avec le pôle santé
- Instruire et saisir les expressions de besoins dans l'appliRH pour l'ensemble des services de la composante
- Suivre les dossiers individuels dans le cadre des campagnes d'avancement, vérifier la complétude des dossiers à instruire et le circuit dématérialisé des signatures
- Préparer et programmer la campagne des entretiens professionnels en concertation avec la secrétaire générale et les services.
- Assurer les modifications d'affectation des personnels dans la structure du système d'information (Mangue)
- Assurer un relais de proximité auprès des personnels et des managers en termes de droits et de procédures RH
Assurer le suivi des réservations de salles et de matériel au sein de la composante en lien avec la scolarité
- gérer les demandes dans le cadre d'évènements-gérer le circuit de validation et la sollicitation des services associés,
RETROUVEZ LA FICHE DE POSTE ICI https://www.univ-nantes.fr/universite/recrutement/nantes-universite-recrute-un-e-assistant-e-administratif-ve-decanat-medecine

PROFIL RECHERCHÉ :

Dynamique et rigoureux(se), l'assistant(e) administratif(ve) aura des contacts avec des interlocuteurs variés.
Des notions en termes de GED et de RH sont des atouts pour occuper ce poste.
Poste ouvert aux agents susceptibles de se prévaloir d'une priorité légale conformément aux dispositions de l'article L.512-19 du Code Général de la Fonction Publique (sur présentation d'un justificatif).