Assistant administratif formation - h/f

Description entreprise :

🚀 Notre groupe, (55 collaborateurs), associe deux expertises complémentaires : CEFIRC / ASFO GRAND SUD, spécialisés dans la formation professionnelle et LFC Humain, dédié au Conseil RH. Avec une présence renforcée en Occitanie et Nouvelle-Aquitaine, nous mettons notre savoir-faire au service des entreprises pour les accompagner dans le développement de leurs talents et l'optimisation de leurs ressources humaines.

Notre site d’ALBI se distingue par son large éventail de formations, avec une expertise spécifique sur les formations réglementaires (CACES, SST, habilitation électrique, travail en hauteur…).

En support auprès de l'assistante ainsi que des chargés d'affaires du site d'Albi, vous participerez activement au bon déroulement des formations INTER & INTRA. Plus précisément :


Description du poste :


📌 PRÉPARATION ET SUIVI DES FORMATIONS

* Elaboration des devis et planification des formations
* Envoi des éléments contractuels aux clients
* Constitution des dossiers de formation (supports papier ou dématérialisés).
* Suivi des feuilles d’émargement, attestations, enquêtes de satisfaction.
* Facturation et gestion des encours / impayés
* Déclarations réglementaires (CARSAT, Certiphyto, Forprev…) et suivi des référencements (OPCO, CPF, Marchés publics…).


📌 GESTION DU SITE ET SUIVI QUALITE

* Accueil physique et téléphonique des participants et formateurs.
* Réservation, préparation des salles, du matériel, des transports.
* Gestion des fournitures et du courrier.
* Mise à jour des outils de suivi (Logiciel interne Gescof, SharePoint, tableaux de bord…).
* Participation aux réunions d’équipe (sur les différents sites du groupe)
* Contribution aux audits qualité (Qualiopi, OPCO…).

Profil recherché :

Ce que nous recherchons :

* Expérience : Une première expérience professionnelle ;
* Aisance informatique : Connaissance des outils bureautiques, du pack office et capacité à prendre en main de nouveaux logiciels ;
* Rigueur & fiabilité : Vous avez le sens du détail, vous êtes autonome dans votre organisation, efficace dans la gestion des plannings et vous veillez au respect des échéances ;
* Gestion des priorités : Vous savez hiérarchiser vos tâches, réagir efficacement face aux urgences, et faire preuve d’adaptabilité et de flexibilité ;
* Excellent relationnel : Vous travaillez en équipe (répartie sur plusieurs sites) et vous aimez le contact client ;
* Esprit de solidarité : vous savez et appréciez travailler en équipe (en présentiel et en distanciel)
* Approche positive : Vous êtes reconnu.e pour votre bonne humeur, dynamisme et engagement !

Poste à pourvoir à temps-partiel