ACE Immobilier Entreprise est spécialisée dans la transaction et la gestion de biens à usage professionnel (bureaux, locaux commerciaux, locaux d'activité, entrepôts) sur Nice et l'ensemble de la région PACA. Véritable pivot de l'agence, l'assistant(e) commercial(e) assure l'accueil et l'orientation de la clientèle, le soutien administratif des équipes commerciales et de gestion, et joue un rôle central dans la fluidité des dossiers entre les différents services.
La particularité du poste réside dans la prise en charge complète du suivi des sinistres locatifs, mission qui exige rigueur, réactivité et coordination avec les locataires, bailleurs, assureurs et prestataires.
Poste du lundi au vendredi : 9h - 12h et 14h - 18h
1. Accueil et standard téléphonique
- Assurer l'accueil physique des clients et visiteurs et les orienter vers le bon interlocuteur.
- Réceptionner, filtrer et orienter les appels téléphoniques entrants.
- Diriger les appels commerciaux vers les conseillers concernés.
- Orienter les appels relatifs à la gestion vers le service de gestion locative.
- Transmettre les demandes comptables vers le service comptabilité.
- Gérer le courrier, les e-mails entrants et la prise de messages.
2. Assistanat commercial
- Assister les commerciaux dans le suivi administratif des dossiers de transaction et de location.
- Constituer, mettre à jour et assurer la traçabilité des dossiers clients.
- Préparer les mandats, baux, états des lieux et pièces administratives.
- Mettre à jour les bases de données et le portefeuille de biens (logiciel métier).
- Diffuser les annonces et assurer la mise à jour de la vitrine et des supports.
- Planifier les rendez-vous et organiser l'agenda des conseillers.
3. Interface gestion et comptabilité
- Réceptionner et transmettre les demandes des locataires et bailleurs au service gestion.
- Faire le lien avec la comptabilité pour le suivi des règlements, quittances et appels de loyers.
- Assurer la circulation et l'archivage des justificatifs entre les services.
4. Suivi des sinistres locatifs (mission spécifique)
- Réceptionner et enregistrer les déclarations de sinistres locatifs.
- Constituer le dossier de sinistre et déclarer auprès des compagnies d'assurance.
- Coordonner les interventions des prestataires et experts (devis, ordres de service).
- Assurer le suivi des dossiers jusqu'à résolution et indemnisation.
- Informer régulièrement locataires, bailleurs et équipes de l'avancement.
- Tenir à jour le tableau de bord de suivi des sinistres.
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