Vos missions en quelques mots Le Département de la Savoie recherche un secrétaire assisant (H/F) au sein du service enfance jeunesse et famille à la Maison sociale du Département d'Albertville à temps complet. Accueil * Recevoir, assurer une première réponse et/ou orienter les appels téléphoniques * Accueillir physiquement le public, les professionnels et les partenaires * Contribuer au fonctionnement global du siège de la MSD afin d'assurer la continuité des services Secrétariat * Réaliser le traitement administratif de tous types de courriers ou dossiers (frappe, mise en forme) * Effectuer la réception, le tri, la distribution et l'affranchissement du courrier entrant ou sortant * Assurer le secrétariat du/des chef(s) de service EJF et référents EJF (interlocuteur privilégié, suivi des dossiers et agenda) * Assurer le traitement administratif des situations (contrat d'accueil assistantes familiales, mecs, scolarité, saisie Iodas) * Suivre la documentation et effectuer le tri, le classement et l'archivage des dossiers EJF * Rédiger les comptes rendus de réunions Contribution aux activités de la Maison sociale * Organiser les agendas de l'équipe * Suivre la planification et garantir l'organisation logistique des réunions (salle, matériel) * Organiser et coordonner la circulation et la transmission des informations au sein du service EJF, et assurer la liaison entre les membres de l'équipe * Participer au recueil et à l'exploitation des données nécessaires à l'observation des besoins locaux (statistiques) * Préparer les dossiers examinés lors des commissions et instances, et en assurer le suivi (CRIP, bilans, synthèses) * Suivre les dossiers spécifiques (gestion de la CTU) * Réaliser l'interface entre les interlocuteurs et le travailleur social dans le suivi administratif quotidien des dossiers * Rechercher les informations juridiques ou techniques servant au traitement de dossiers * Recueillir les informations actualisées et les diffuser auprès des travailleurs sociaux concernés Conditions particulières d'activité * Garantir un premier niveau d'accueil et le respect des procédures administratives * Travail en binôme avec une autre secrétaire assistante * Participer à la continuité de service Profil recherché * Connaître l'environnement et les dispositifs d'action social, les acteurs et réseaux de l'action sociale * Connaitre les procédures administratives interne et inter-institutionnelles * Connaitre le domaine médico-social et la législation sociale * Maîtriser les techniques d'accueil, la gestion de situations difficiles et de conflits * Etre à l'aise avec les logiciels bureautiques et métiers (IODAS) * Disponible, adaptable, doté d'une aisance relationnelle * Capacité d'adaptation à un interlocuteur * Vous savez travailler en équipe et en transversalité * Aptitude à la gestion du temps et des priorités * Autonomie et capacité d'initiative demandée * Ce poste exige confidentialité et discrétion.
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