Assistant de direction et office manager f/h (cdi)

Depuis plus de vingt ans, Thales déploie de façon proactive une politique affirmée en matière de responsabilité d’entreprise fondée sur les standards internationaux les plus élevés. Celle ci est en parfait accord avec la raison d’être que l’entreprise a adoptée en 2020, Construisons ensemble un avenir de confiance. À travers cette démarche, le Groupe répond aux demandes de ses clients, de ses collaborateurs, des investisseurs et des marchés financiers pour une entreprise toujours plus performante, innovante et consciente de ses responsabilités. Il s’inscrit également dans les évolutions actuelles structurantes de la société pour une relation plus transparente et de confiance entre les entreprises et l’ensemble de leurs parties prenantes. QUI SOMMES-NOUS ? S3NS est né du partenariat industriel entre Thales, leader mondial de la cyber sécurité, et Google Cloud, leader mondial des solutions cloud. Nous avons pour ambition d'offrir le meilleur des deux mondes à l'ensemble des organisations soucieuses de protéger leurs données sensibles (institutions publiques, OIV, OSE). C'est-à-dire une solution équivalente à Google Cloud Platform (incluant à la fois les services IaaS et PaaS de GCP) et respectant les exigences du label SecNumCloud. Une première offre, 'Contrôles locaux avec S3NS', est déjà disponible depuis février 2023 pour permettre à nos clients de bénéficier d'un premier niveau de transparence et contrôles additionnels, et d'accélérer la trajectoire vers le cloud de confiance. En tant qu'Assistant de Direction et Office Manager F/H, vos missions seront variées et essentielles au bon fonctionnement de l'entreprise : Support à la Direction (Assistant de Direction) : * Gestion d'agendas complexes : Organiser et optimiser les emplois du temps du Comité de Direction de S3NS, incluant la planification de réunions internes et externes (au sein de Thales, avec Google Cloud et avec les clients et partenaires, souvent au niveau CXO), * Préparation des réunions : réservation des salles, de la logistique, * Organisation de déplacements : Coordonner et aider à la réservation des voyages d'affaires en optimisant les itinéraires et les coûts, * Communication : assurer une communication fluide avec les interlocuteurs internes et externes. Gestion du Bureau (Office Manager) * Gestion de l'environnement de travail : Veiller à l'entretien et à la propreté des locaux, s'assurer du bon fonctionnement des équipements et identifier les besoins d'amélioration, en relation avec notre prestataire Patchwork, * Coordination des prestataires : Gérer les relations avec les fournisseurs et prestataires de services (maintenance, nettoyage, sécurité, etc.), assurer le suivi des interventions. * Accueil : Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et des clients, les orienter ou les mettre en relation avec les personnes concernées. * Gestion des fournitures et équipements : Assurer la disponibilité des fournitures de bureau, du matériel informatique et des équipements nécessaires au bon fonctionnement quotidien, gérer les stocks et passer les commandes, * Vie du site : Contribuer à la vie du site (décoration, affichage, organisation d'événements d'entreprise), * Gestion des demandes d'achat : Valider et suivre les demandes d'achats. Votre profil Vous avez une expérience de 5 années sur des fonctions similaires similaire d'Executive Assistant et/ou Office Manager auprès d'un General Manager ou membre d'un Comité de Direction. Vous avez des compétences organisationnelles, avec une capacité prouvée pour gérer plusieurs priorités simultanément. Vous pouvez anticiper les besoins, prendre des initiatives et résoudre les problèmes de manière autonome. Un bon niveau d'anglais (lu et écrit) est indispensable. En tant qu'Assistant de Direction et Office Manager F/H, vos missions seront variées et essentielles au bon fonctionnement de l'entreprise : Support à la Direction (Assistant de Direction) : * Gestion d'agendas complexes : Organiser et optimiser les emplois du temps du Comité de Direction de S3NS, incluant la planification de réunions internes et externes (au sein de Thales, avec Google Cloud et avec les clients et partenaires, souvent au niveau CXO), * Préparation des réunions : réservation des salles, de la logistique, * Organisation de déplacements : Coordonner et aider à la réservation des voyages d'affaires en optimisant les itinéraires et les coûts, * Communication : assurer une communication fluide avec les interlocuteurs internes et externes. Gestion du Bureau (Office Manager) * Gestion de l'environnement de travail : Veiller à l'entretien et à la propreté des locaux, s'assurer du bon fonctionnement des équipements et identifier les besoins d'amélioration, en relation avec notre prestataire Patchwork, * Coordination des prestataires : Gérer les relations avec les fournisseurs et prestataires de services (maintenance, nettoyage, sécurité, etc.), assurer le suivi des interventions. * Accueil : Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et des clients, les orienter ou les mettre en relation avec les personnes concernées. * Gestion des fournitures et équipements : Assurer la disponibilité des fournitures de bureau, du matériel informatique et des équipements nécessaires au bon fonctionnement quotidien, gérer les stocks et passer les commandes, * Vie du site : Contribuer à la vie du site (décoration, affichage, organisation d'événements d'entreprise), * Gestion des demandes d'achat : Valider et suivre les demandes d'achats. Votre profil Vous avez une expérience de 5 années sur des fonctions similaires similaire d'Executive Assistant et/ou Office Manager auprès d'un General Manager ou membre d'un Comité de Direction. Vous avez des compétences organisationnelles, avec une capacité prouvée pour gérer plusieurs priorités simultanément. Vous pouvez anticiper les besoins, prendre des initiatives et résoudre les problèmes de manière autonome. Un bon niveau d'anglais (lu et écrit) est indispensable.