Un(e) assistante(e) du directeur des services techniques - mairie de persan

Vos missions en quelques mots Sous l’autorité du Directeur général des services et du Directeur des services techniques, vous assurez un rôle d’appui au bon fonctionnement de la Mairie à travers la collecte, le traitement et le suivi d’informations de différentes natures. Vous apportez également un soutien administratif au Directeur des services techniques dans la gestion et le suivi des dossiers. Force de proposition, vous contribuez à l’amélioration de l’organisation et à l’optimisation des processus administratifs. À ce titre, vous serez plus particulièrement chargé(e) des missions suivantes :  Gestion administrative des commissions de sécurité dans les ERP du territoire ;  Rédaction des arrêtés de circulation et arrêtés liés aux travaux ;  Suivi administratif et financier des autorisations d’occupation du domaine public ;  Centralisation des demandes externes et internes, et suivi administratif ;  Aide à la rédaction de documents pour la passation de marchés et contrats ;  Aide à la recherche de subvention et au montage des dossiers afférents ;  Suivi administratif des concessionnaires et délégataires, notamment éclairage public ;  Gestion administrative du personnel du CTM (congés, astreintes, heures supplémentaires) ;  Assistance au suivi du parc automobile (contrôles techniques, cartes carburant, sinistres, achats, ventes, etc.) ;  Gestion des conventions pour locaux et logements ;  Suivi des signalements, en lien avec le secrétariat du Maire, l’accueil, les prestataires et concessionnaires ;  Accueil physique et téléphonique ponctuel des administrés ;  Aide à la Préparation du Budget ;  Représenter la commune ; Profil recherché  Préparation de dossiers des instances et des réunions, en interne comme en externe, Recherche et ordonnancement des informations auprès des services, Transmission de documents, Intervenir en appui sur les dossiers ;  Connaissance des compétences d'une collectivité et des institutions territoriales, et partenaires,  Maitrise des outils informatiques et bureautiques en général  Rechercher et ordonnancer les informations auprès des services de la Mairie ;  Transmettre les documents dans les délais ;  Intervenir si besoin en appui sur les dossiers ;  Utiliser et maîtriser l'outil informatique (suite des logiciels Office, internet) afin de rédiger les différents documents : comptes rendus, rapports, e-mails ;  Traiter les flux de courriers entrants et sortants, notamment via l’outil dédié. ;  Recevoir et réorienter les courriers électroniques ;  Réceptionner, enregistrer, vérifier les dossiers et les archiver lorsque nécessaire ;  Intervenir sur des outils de gestion de flux décisionnels ;  Assembler, trier, classer et archiver des documents ;  Synthétiser et présenter des informations ;  Identifier les sources de documentations ;  Effectuer des premiers niveaux de recherche documentaire sur internet ou sur les bases d’information de la Mairie ;  Assurer l'organisation pratique des réunions et des missions (réserver salles ou lieux, inviter les participants, tenir des listings officiels).  Accompagnement au changement ;  Faculté d’anticipation et de reporting ;  Gestion des processus, repérage de bonnes pratiques ;  Sens de l'organisation, et de l'anticipation,  Savoir analyser et saisir rapidement les enjeux principaux d’un dossier ou d’une situation – faire émerger les choix possibles en fonction du contexte de la collectivité ;  Qualité rédactionnelle ;  Esprit de synthèse ;  Clarté de l’expression orale ;  Gestion des priorités, alerter et agir pour le respect des échéances  Gestion d’agenda, planifier, organiser et suivre les rendez-vous. Qualités relationnelles,  Autorité,  Capacité d’écoute et d’adaptation  Grande disponibilité,  Discrétion (devoir de confidentialité),  Capacité à planifier et piloter,  Capacité en communication,  Expérience éventuelle de 3 ans sur des fonctions similaires ;  Cadre d’emplois Adjoint administratif ou Rédacteur territorial ;