Gestionnaire administratif - f/h

À propos de nous

L’université Sorbonne Paris Nord en vidéo : Université Sorbonne Paris Nord - YouTube

L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val-d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.

L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales / sciences économiques et de gestion / sciences et technologie / santé, médecine, biologie, sports / lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.

Elle compte aujourd’hui plus de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, répartis sur ses

5 campus, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut).

La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 2 écoles universitaires de recherche (EUR PNGS M&CS et EUR SIePS) ; plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.


Mission

Contexte de travail

Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Bobigny 90% – Campus St Denis 10%

Composante / Service : Direction de la Vie Universitaire (DVU) / Département des Activités Physiques et Sportives (DAPS)

Composition du service (effectifs) : 6

Fonction d’encadrement : non

Rattachement hiérarchique : Référent administratif et financier du DAPS

Description du poste : missions et activités

Au cœur du Département des Sports, vous formez un binôme avec la responsable administrative et financière pour faire vivre les activités sportives et pédagogiques de l’université.

🎯 Vos missions au quotidien

Accueillir, informer et accompagner étudiants, enseignants et intervenants

Coordonner stages, emplois du temps, dossiers étudiants et inscriptions

Suivre les aspects financiers (recettes, paiements, devis, licences)

Rédiger courriers, conventions, et assurer le lien avec les vacataires

Animer la communication autour des événements et infos sportives

🤝 Un rôle clé, au croisement de l’administration, de la pédagogie et du sport, où rigueur, réactivité et esprit d’équipe sont essentiels.

Gestion administrative

Assurer l’accueil physique et téléphonique ainsi que la gestion de la boîte électronique du secrétariat

Préparation et gestion des stages

Relation avec les intervenants vacataires

Gestion de l’association Sportive

Rédiger et transmettre les courriers et documents administratifs

Préparation des conventions

Gestion du planning des infrastructures sportives et des évènements sportifs (tutorat, cours sup., FFSU, championnat)

Gestion pédagogique

Aide et soutiens de l’activité pédagogique dans sa globalité

Constitution des dossiers administratifs des stages

Élaboration du planning des activités sportives (collaboration responsables)

Gestion de la plateforme d’inscription MY DAPS

Vérifier, trier, classer ou transmettre des dossiers d’étudiants

Gestion des notes des d’étudiants

Organisation des sessions de rattrapages

Relationnel et collaboration avec les secrétariats des formations

Gestion des rendez-vous d’ostéopathie

Gestion administrative des projets CVEC

Saisie des licences FFSU

Gestion des emplois du temps des enseignants titulaires et vacataires (logiciel Hyperplanning).

Diffuser les absences et les reports de cours/ examens

Mise en place des examens écrits (plateforme Moodle)

Gestion des dossiers de candidatures au pôle sportif haut et bon niveau

Gestion financière

Gestion et suivi des recettes des stages étudiants

Gestion des paiements des licences FFSU

Gestion des devis du matériel pédagogique

Communication

Diffusion des informations sportives (stage, évènement sportif)

Gestion des affichages et des supports visuels

Outils spécifiques à l’activité

Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : HyperPlanning, Apogée

Maîtrise des logiciels bureautique : Excel, Word, PowerPoint


Profil

Compétences

Connaissances / Savoir

Connaissances des règles de scolarité

Connaissance générale de la gestion administrative

Connaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine de la gestion administrative de la fonction publique

Savoir faire

Appliquer des procédures, les règles et les dispositions réglementaires

Maîtriser les techniques de rédaction administratives

Savoir gérer les aléas

Évaluer et hiérarchiser les besoins

Travailler en équipe

Rechercher l’information, la vérifier et la classer

Savoir être

Sens de l’organisation

Capacité d’adaptation

Capacité à gérer le stress

Rigueur / Fiabilité

Sens de la confidentialité

Sens relationnel