Description du poste
1) Assistance de direction (activité dominante)
• Assurer le secrétariat de la direction : gestion des agendas, organisation des rendez-vous, des réunions, et des déplacements
• Préparer, mettre en forme et diffuser les documents administratifs (courriers, comptes rendus, notes, présentations…)
• Assurer le suivi, le classement et l’archivage physique et numérique des dossiers administratifs
• Mettre à jour les bases de données et outils de suivi administratif
• Participer au suivi des tableaux de bord et indicateurs d’activité
• Préparer les dossiers nécessaires aux réunions.
2) Gestion administrative et logistique et réglementaire
• Assurer l’instruction et le suivi administratif des déplacements professionnels de la communauté de travail du G-ISP et du site de Lille (réservations, ordres de mission, instruction réglementaire et mise en paiement via outil GFD)
• Assurer la préparation administrative et logistique des séances du conseil d’administration
• Participer au secrétariat et au suivi des délibérations et documents afférents
• Contribuer à la location des salles (réservations, conventions, préparation logistique)
• Participer à la gestion, suivi et commande des fournitures administratives
• Contribuer à l’amélioration des procédures administratives et outils de suivi.
3) Accueil et information du public
• Assurer l’accueil physique des élèves, stagiaires, intervenants et visiteurs sur des créneaux définis
• Répondre aux appels téléphoniques et orienter les interlocuteurs
• Gérer les courriers entrants et sortants
• Veiller à la qualité de l’accueil et à la bonne information des usagers.
4) Polyvalence du poste
• Dans le cadre de la continuité du service, l’agent pourra être amené(e), en fonction des nécessités de service, à participer à toute activité relevant de son domaine de compétences et contribuant au bon fonctionnement de l’établissement.
Conditions d'exercice particulières
La prise de poste intervient dans un contexte de structuration progressive de l’établissement en 2026.
Le poste s’exercera dans un périmètre partagé entre la direction du siège du G-ISP et la direction de l’IRA de Lille (ISP Lille à compter du 1er janvier 2027). Cette organisation implique une capacité d’adaptation aux évolutions de la structure et de ses modalités de fonctionnement.
Temps complet (37h30) avec possibilité de modulation horaire et 1 jour fixe de télétravail/semaine, possibilité de moduler les horaires journaliers (plages fixes et plages mobiles)
Plan de formation ambitieux pour ses agents
Le personnel est rattaché au ministère des finances notamment le régime indemnitaire et le complément indemnitaire annuel pour les fonctionnaires
Participation employeur à la complémentaire santé et aux transport domicile-travail
Titres restaurant
Association du personnel
Parking privé au sein de l’institut (voiture et vélo)
Proximité du métro ligne 2 à proximité (Porte de Valenciennes/Porte de Douai)
Description du profil recherché
Connaissances : Environnement administratif, institutionnel /Bureautique et outils collaboratifs
Savoir-faire : Accueillir une personne, un groupe, du public/Maîtriser les délais/Rédiger, mettre en forme et relire des documents administratifs (courriers, comptes rendus, notes)/ Appliquer une règle, une procédure, un dispositif/capacité à travailler dans un environnement multi-acteurs (direction, services, usagers, instances)
Savoir-Etre : Faire preuve de discrétion/Faculté d'adaptation/Travail en autonomie, en rendant compte de manière formalisée/Sens de l'organisation/Avoir l'esprit d'équipe/Aisance relationnelle/Réactivité
Temps Plein
Oui
Autres
Poste ouvrant droit à la NBI
Non
Compétences candidat
Compétences
1. CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
2. CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
3. SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
4. SAVOIR-FAIRE - Appliquer une règle, une procédure, un dispositif
5. SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
6. SAVOIR-FAIRE - Rédiger
7. SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
8. SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
9. SAVOIR-ÊTRE - Être autonome
10. SAVOIR-ÊTRE - Faculté d'adaptation
11. SAVOIR-ÊTRE - Faire preuve de discrétion
12. SAVOIR-ÊTRE - Réactivité
Niveau d'études min. souhaité
Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Niveau d'expérience min. requis
Confirmé
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