Assistant-e de direction - chef du pôle appui

Vos missions en quelques mots Missions -Encadrer les trois agents au pôle d'appui aux départements -Assurer l'assistance des directeurs-trices et adjoints-es : courriers, agendas, montage de réunions (dialogue social, orientation A, ), dossiers de réunion, organigrammes, boîte mail dtecTV -Appuyer l?équipe de direction : secrétariat, préparer et suivre le budget, assister dans les demandes d'achat et services faits -Planifier les comités de direction (dates) et rédiger les comptes-rendus -Tenir des tableaux de bord ou veiller à leur renseignement : adhésion aux associations, budget, stagiaires, congés CODIR -Mettre en forme et diffuser des documents (procédures, ) -Organiser et assurer le partage de l?information (serveur, BN), le classement et l?archivage -Participer à des réunions internes et de réseaux -Aiguiller les nouveaux arrivants sur les différents outils existants au Cerema -Administrateur NOVA, ambassadeur Onlyoffice -Représentant de la direction au CLAS Liaison hiérarchique Placé sous l?autorité hiérarchique directe du-de la Directeur-trice de TV, il-elle encadre le pôle d'appui aux départements. Le-la Directeur-trice Adjoint-e assure également son encadrement fonctionnel au quotidien. Il-elle est en relation régulière avec : En interne au Cerema Territoires et ville : -l'équipe de direction -les membres du comité de direction -la Direction Déléguée aux Ressources de Lyon -l'ensemble des agents du Cerema Territoires et ville En externe -les agents d'autres directions du Cerema (direction général, directions territoriales, directions techniques) -les prestataires (traiteurs, agence de voyage) et les partenaires du Cerema Territoires et ville Profil recherché Compétences Savoir Parfaite connaissance de l?organisation du Cerema, de ses activités, de son mode de gouvernance, de ses interlocuteurs privés et publics Connaissance générale des règles de gestion et contractualisation du secteur public Connaissance des normes rédactionnelles et techniques de secrétariat, de gestion administrative Maîtrise avancée des outils informatiques (Pack Office, Word, Excel), outils internes au Cerema et des processus associés à la démarche qualité Savoir-faire Capacité à hiérarchiser les informations et les priorités Capacité d'organisation et management Capacité d'adaptation aux situations et aux interlocuteurs Capacité d'analyse et de restitution Aptitude rédactionnelle et relationnelle Savoir-être Sens du travail en équipe, aisance relationnelle Capacité d?écoute et sens de la confidentialité Rigueur et organisation Autonomie Réactivité, dynamisme et discrétion Diplomatie et empathie Fiabilité, maîtrise de soi Éléments de candidature Personnes à contacter annabelle.ferry@cerema.fr thomas.plantier@cerema.fr