La Direction Baies et Vitrages oriente ses activités en certifications de produits, évaluation de produits/procédés, réalisation d'essais et d'audits qualités, relatifs aux fenêtres, portes, portails, volets, stores et leurs composants.
La Direction Baies et Vitrages recrute un-e assistante pour sa division certification des produits.
L’assistant(e) administratif(ve) réalise toutes les tâches courantes administratives et logistiques de la division afin d’en garantir le bon fonctionnement.
Il/Elle apporte un soutien administratif à l’équipe et plus particulièrement au Responsable.
Il/Elle est secrétaire de plusieurs applications de certification.
Missions :
* Assurer toute activité permanente ou ponctuelle liée à l’administration et à la logistique.
* Produire et mettre en forme des documents administratifs et techniques en soutien des équipes (courriers clients, mails, certificats, traitement des boites mails partagées, etc.) et réaliser les envois.
* Préparer les réunions (interne/externe) sur un plan administratif et logistique (préparation de dossiers, réservation de salle, repas et autres besoins logistiques), diffusion des invitations et comptes-rendus.
* Assurer l'interface avec les autres Directions du CSTB, représenter l’équipe en interne comme en externe dans son rôle d’accueil téléphonique et physique.
* S'inscrire dans une démarche d'amélioration continue afin d'accroître l'efficacité de la division en interne comme en externe (système qualité).
* Entretenir une relation client proactive (accompagnement et satisfaction clients).
Assurer les actions administratives & financières propre à son activité
* Assurer l’administration des ventes (création de comptes clients, contacts, et opportunités, gestion des comptes/dossiers clients, envoi de devis et relance des clients…) dans le respect des procédures en vigueur.
* Enregistrer les commandes des clients, veiller à la cohérence et assurer le suivi des commandes.
* Gérer le suivi des facturations (demandes d’avances, factures, remboursement, demande d’avoirs, etc…), ainsi que des règlements.
* Compléter et renseigner le CRM, SAP et l’outil de gestion du processus de certification.
* Assurer le reporting de ses activités (mise à jour des tableaux de bords, contrôle/analyse des données, % d’avancement, etc.).
* Assurer la production et la gestion des demandes d’achats fournisseur en garantissant le respect des procédures achats.
Autres missions
* Organiser des ordres de mission et déplacements des ingénieurs de l’équipe.
* Participer à la mise en place et la mise à jour des nouveaux outils de suivi des activités.
* Apporter un soutien général aux équipes sur des dossiers spécifiques, notamment en cas d’absence d’un(e) homologue de la direction.
Des déplacements ponctuels sont à prévoir (4 à 6 jours /an en France).
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