Secrétaire particulier / secrétaire particulière de la directrice de cabinet

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

Le secrétariat particulier de la Directrice de Cabinet assure principalement la mission d’assistant de direction.

Polyvalence et travail en équipe :

Nécessite de savoir travailler en binôme secrétariat préfet / secrétariat la Directrice de Cabinet et savoir travailler en complémentarité avec le secrétariat SG dont l’intérim doit être pris en charge.

Assister l’autorité :

- gestion de l’agenda

- filtrage et gestion des communications

- centralisation des dossiers en veillant à la ponctualité de leur constitution et suivi de leur exhaustivité

Aider à l’organisation :

- organiser et convoquer les principales réunions

- gérer et suivre les permanences, les congés et les absences du Corps Préfectoral

- suivre les astreintes opérationnelles des services de l’État et des grands opérateurs

- suivre les congés des chefs de service de l’État

Contribuer à la représentation de l’État :

- suivre le budget résidence et représentation

- contribuer à organiser les réceptions officielles en lien avec le maître d’hôtel

- contribuer à l’organisation des V.O.

- Dans le cadre de ses missions, l'agent met en œuvre les engagements du référentiel Qual-e-pref.

Votre environnement professionnel :

Activités du service

Bureau des sécurités, bureau de la communication et de la représentation de l’État, garage

Composition et effectifs du service

24 agents

Liaisons hiérarchiques

Préfète, Directrice de Cabinet

Liaisons fonctionnelles :

- En interne : services de la Préfecture, secrétariat de la Secrétaire générale, des sous-préfets et de la Directrice de cabinet

- En externe : élus, ministères, services déconcentrés, collectivités territoriales