Gestionnaire de l'offre de formation

À propos de nous

L'IUT de Lille, composante de l'Université de Lille, est l'un des plus grands IUT de France, implanté à Villeneuve d'Ascq, Tourcoing et Roubaix. Chaque année, des milliers d’apprenants choisissent nos Bachelors Universitaires de Technologie, Licences professionnelles, mais aussi notre Master et formations professionnelles pour développer leurs compétences et se préparer à l’insertion professionnelle. Nos cursus allient recherche et application concrète, avec un accompagnement actif à chaque étape de leur parcours.

Rejoindre l'IUT de Lille, c'est intégrer une communauté engagée aux côtés des apprenants. Dans nos 13 départements et 9 services d'appui, près de 140 personnels administratifs et techniques, répartis sur 64 métiers, font vivre l’institut au quotidien.

On n’attend plus que vous !


Mission

📄 CDD DE 3 ANS

Le ou la gestionnaire de l'offre de formation est en charge de l'appui administratif du département. A ce titre il ou elle est en charge :

- D'accueillir et informer les différents publics (futurs apprenants et apprenants, enseignants, entreprises et public externe).

- d'assurer toutes les taches de gestion administrative liée au cursus des apprenants inscrits en BUT (IP - Enregistrement des emplois du temps - suivi de la réalisation des enseignements- aide à l'organisation des examens - saisie des notes - préparation des PV de JURY et des relevés de notes).

- d'assurer la traçabilité et archivage des éléments de suivi du déroulement des formation de BUT

- de mettre à jour les maquettes et de formation et appliquer les règles de calculs dans les outils de gestion transversaux

- Suivi des absences des apprenants, transmission des éléments d'information via les plateformes et outils de gestion

Remontée des informations administratives et financières liées aux formations du département aux services d'appui de l'IUT

🎯 Le gestionnaire de formation a pour missions :

- Accueillir et informer les futurs étudiants, les étudiants et les enseignants

- Gérer administrativement les dossiers d'inscription et/ou les procédures de sélection en collaboration avec le ou la responsable

des recrutements

- Saisir les informations dans les applications internes dédiées (Apogée, RefFormations)

- Diffuser le planning des étudiants et assurer le suivi de ses modifications

- Mettre en œuvre toutes les opérations liées aux examens des étudiants (calendrier, transmissions des sujets, préparation et/ou

participation aux délibérations)

- Gérer la logistique des enseignements et devoirs surveillés (salles, planning, matériel, surveillance) à l'aide des applications

dédiées

- Procéder à l'archivage des documents liés au cursus étudiant et aux examens

- Participation à la vie de l'institut (JPO, événements liés à la pédagogie, cérémonies de remises de diplôme)


Profil

🤝 Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel :

Environnement professionnel et fonctionnement de l'Université de Lille et de ses composantes;

Connaissances budgétaires générales ;

Cadre réglementaire de la formation initiale, continue et apprentissage

Logiciels bureautiques courants

Applications internes de gestion

Maquettes des formations

Établissement, ses composantes, ses services

Procédures administratives et règlement des études

🤝 Savoir-faire opérationnels :

- Travailler dans des délais contraints

- Contrôler les informations et règles de calcul du système de notation

- Analyser les demandes des étudiants, y répondre de manière appropriée et les diriger vers les bons interlocuteurs

- Respecter la confidentialité des données

🤝 Savoir-faire comportementaux :

Avoir le sens de l'accueil et du service public

Faire preuve d'organisation

Faire preuve de réactivité

Travailler en équipe

Faire preuve d'impartialité

Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

Savoir se maîtriser, garder son calme en toutes circonstances

➡️ Domaines de formation et expériences souhaitables :

Baccalauréat et formation à la gestion administrative ou expérience equivalente

👉 Conditions particulières d'exercice :

Changements organisationnels, réglementaires et techniques en cours (structuration, changement d'applicatifs...)

Nous vous invitons à joindre un CV et une lettre de motivation