Le / La Réceptionniste est l’interlocuteur(rice) privilégié(e) des clients. Il/ Elle assure le suivi dans la préparation du futur séjour des clients. Il/ Elle assure l’accueil téléphonique et physique des clients, les accompagne et les guide dans la découverte de l’hôtel et des activités annexes. Il / Elle participe à la facturation et à la vente des prestations et assure le secrétariat de la réception. Il /Elle veille à la bonne tenue du hall.
Liste des missions (cette liste est non exhaustive) :
Accueil et commercialisation
* Accueillir le client au téléphone et au desk
* Renseigner le client sur les prestations de l'établissement et les modalités de réservation
* Effectuer les formalités administratives liées au séjour du client à son arrivée et remise des clés
* Renseigner le client sur les activités touristiques d'alentour
* Répondre efficacement aux demandes du client pendant toute la durée de son séjour
* Traiter les litiges clients
* Fidéliser la clientèle (programme de fidélité, accueil VIP, …)
* Faire de la vente additionnelle au comptoir
Communication interne et externe
* Assurer la bonne communication et diffusion des informations reçues par la réception aux services concernés
* Répondre aux emails dans les meilleurs délais
* Editer et transmette les différents rapports
* Veiller à la bonne gestion des appels téléphoniques entrants (limiter l'attente, limiter appels manqués, les transférés, …)
* Transmettre des consignes entre services et brigades
* Garder une attitude professionnelle quelle que soient les circonstances
* Assurer l'e-reputation de l'entreprise (répondre aux questions et commentaires des clients sur les réseaux sociaux)
* Prioriser les actions urgentes à mener et les coordonner avec les différents services
Administration et gestion du poste de travail
* Effectuer les opérations courantes de réservations
* Gérer et clôturer les comptes clients (débiteurs)
* Procéder aux encaissements
* Gérer les fonds de caisse et passages de caisse
* Editer un rapport statistique de suivi d'activité
* Contrôler le suivi administratif de comptes clients
* Etablir une facture
* Optimisation du planning de réservations
* Veiller à maintenir un environnement de travail ordonné et agréable visuellement
* Effectuer une visite de l'établissement afin de s'assurer du bon état général des lieux (hall/piscine)
* Assure une veille du yield management et avise sa hiérarchie des anomalies/incohérences
* Connaissance des règles d’hygiènes et de sécurité
* Compréhension des bases en comptabilité (facturation / encaissement)
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