Chargé.e de mission pilotage et coordination

Vos missions en quelques mots En appui des services soutenues vous avez la charge de : Organisation et gestion des agendas - Tenue et vérification permanente des agendas ; prise de rendez-vous et planification des réunions ponctuelles et récurrentes. Préparation et suivi des réunions - Organisation matérielle : réservation de salles, équipements informatiques, supports et moyens logistiques. - Préparation des dossiers afférents, consolidation de fonds de dossier, mise en forme et diffusion des documents (notes, courriers, présentations PPT). - Rédaction et diffusion des comptes-rendus et synthèses ; suivi des décisions et des échéances. Rédaction et gestion documentaire - Rédaction de lettres administratives, notes, comptes-rendus et documents de travail ; mise en forme et reproduction. - Mise à jour et gestion des bases de données contacts et des listes pour publipostage ; maintien des procédures et des référentiels. Gestion du courrier et des parapheurs - Enregistrement, traitement et distribution du courrier papier et des boites génériques des services, et des parapheurs ; suivi des circuits de validation ; - Assurer un suivi des courriers réservés et veiller au respect des délais de réponse ; - Archivage et mise à jour des bases contacts ; préparation des dossiers administratifs et suivi des commandes (fournitures, missions, remboursements). Organisation des déplacements et gestion financière - Établissement des ordres de mission ; réservations et commandes de billets de transport et d'hébergement pour les cadres de directions soutenus - Saisie et suivi des états de frais sur le logiciel Chorus DT ; gestion des remboursements et des justificatifs. - Gestion administrative de l'architecte et du paysagiste conseils de l'État - Appui administratif au suivi de gestion de budgets : BOP 135, BOP 113 Interface et coordination - Assurer le lien avec les autres secrétariats, la direction et les interlocuteurs externes ; appui transversal pour garantir la fluidité de l'information. - Appui ponctuel aux services RH et participation à des dossiers transverses (valorisation, communication interne) Aspects logistiques et support opérationnel - Prise en charge des aspects logistiques pour les services soutenus - Référent fournitures et commandes, référent(e) véhicules, préparation matérielle des événements, référent(e) archivage, correspondant(e) sécurité Le/la chargé(e) de mission travaille sous l'autorité hiérarchique du Chef de service aménagement, urbanisme, énergie. Il travaille avec l'ensemble des services de la DDT, notamment le réseau des producteurs de cartes et de données réuni au sein du pôle géomatique, en privilégiant le mode projet. Il est amené à travailler avec l'ensemble des interlocuteurs externes (services de l'État, CAUE, collectivités, élus, bailleurs, bureaux d'étude). Profil recherché Compétences techniques - Bureautique et outils collaboratifs - Connaissance de l'environnement administratif, institutionnel et politique Compétences transversales - Accueil du public - Application de règles, procédures et dispositifs - Conception de projet, de démarche - Conception de support, de document - Maitrise des délais - Organisation d'activité Compétences relationnelles - Travail en équipe - Aisance relationnelle - Maitrise de soi - Discrétion - Aptitude à l'écoute - Faculté d'adaptation Éléments de candidature Personnes à contacter sgc-rh-recrutement@oise.gouv.fr