L'assistant(e) de direction assure un rôle de soutien administratif, comptable, organisationnel et relationnel auprès du responsable du bureau d'études mutualisé, et ponctuellement auprès des chefs de projet ou chargés d'études. Il/elle contribue activement au bon fonctionnement du service et au suivi des projets pilotés par le bureau d'études.
Missions :
Administratif :
- Enregistrement et traitement du courrier (arrivée/départ) ;
- Gestion des agendas (responsable du BE, élus aux travaux, agents du service) ;
- Préparation des dossiers pour les réunions, comités techniques, commissions, conseils ;
- Rédaction et mise en forme de courriers, notes, comptes rendus, rapports d'activité ;
- Préparation des documents de présentation pour les élus et partenaires ;
- Suivi des parapheurs et organisation de la signature des documents ;
- Classement et archivage des documents administratifs ;
- Suivi des demandes transversales adressées aux services supports de la Ville et de l'Agglomération ;
- Gestion des plannings et suivi des agents du BE ;
- Accueil téléphonique du BE (contacts riverains, agents, partenaires, collectivités) ;
- Suivi administratif des études et projets : conventions, échéances, marchés publics, etc. ;
- Instruction des dossiers de demandes de subventions en lien avec les projets portés par le bureau d'études.
Suivie des marchés publics :
- Connaissance des marchés publics ;
- Suivi des tableaux budgétaires et tableaux de bord du BE ;
- Appui à la gestion administrative des marchés publics (rédaction d'ordres de service, courriers,
- suivi des pièces, etc.).
Comptabilité, gestion financière :
- Connaissances de base en comptabilité publique ;
- Élaboration, enregistrement, suivi des demandes d'achats et bons de commande via le logiciel CIRIL ;
- Participation à la saisie de documents budgétaires ;
- Suivi des dépenses liées aux projets du service.
Profil recherché :
- Titulaire d'un BAC + 2 (gestion administratif, comptable) ;
- Titulaire (catégorie C ou B) ou contractuel ;
- Maitrise des supports informatiques ;
- Une bonne connaissance du logiciel Ciril Finance serait appréciée ;
- Rigueur et organisation, esprit d'initiatives et d'équipe ;
- Connaissances du statut de la fonction publique et des institutions ;
- Expérience sur un poste similaire serait un plus.
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