Manpower Corporate recherche pour son client, fondation dans le domaine des services scientifiques, un Coordinateur administratif et événementiel / une Coordinatrice administrative et événementiel.
Notre client intervient en Europe et à l’international et collabore avec des organisations scientifiques majeures.
La mission du poste est de fournir un soutien administratif optimal à l'administration quotidienne des activités scientifiques de l’équipe Sciences spatiales en soutenant les activités des projets de la CE, d'assurer le contrôle budgétaire et des dépenses de ces activités et de fournir un soutien à l'équipe scientifique.
Ce poste implique :
* Servir de point de contact pour les partenaires impliqués dans les activités scientifiques de l’equipe Sciences spatiales.
* Organiser des réunions et des événements scientifiques en ligne, hydrides et physiques ; fournir un soutien administratif aux activités des projets de la Commission Européenne. Cela se fera par une planification préalable et pourra inclure un soutien logistique sur place.
* Assurer un contrôle financier et budgétaire approprié conformément au règlement financier. Vérifier et contrôler les factures et les demandes de remboursement de frais et fournir les informations nécessaires à l’élaboration des rapports financiers conformément aux obligations contractuelles.
* S'assurer de la préparation et la diffusion de documents de qualité, rédigés en bonne et due forme, pour les réunions. La documentation comprendra les projets d'ordre du jour et les documents justificatifs, ainsi que les fiches d'action et les procès-verbaux.
* Assurer le suivi des actions si nécessaire.
* Maintenir et mettre à jour les pages Web pertinentes et fournir un soutien aux activités d'information et de communication (newsletters, publications...).
* Prendre des dispositions optimales et rentables pour les déplacements, selon les besoins.
* Saisir et mettre à jour les données pertinentes dans les systèmes d'information, conformément aux règles de procédure.
* Entreprendre d'autres tâches administratives si nécessaire et à la demande de la direction.
Compétences requises :
* Diplôme, ou qualifications équivalentes, en Administration + 2 à 5 ans d’expérience, de préférence dans un environnement multiculturel ;
* Expérience administrative confirmée ; connaissances des procédures bureautiques ainsi que de l’organisation de réunions et de voyages.
* Excellent niveau d’anglais parlé et écrit en tant que langue de travail.
* Bonnes connaissances pratiques des systèmes MS Office (en particulier MS Word, Access, Excel, PowerPoint et les outils web).
* Connaissances en gestion budgétaire.
* Sens de l’organisation et respect des délais imposés.
* Capacité à gérer les priorités.
* Responsable et autonome, en recherche continue d’amélioration dans le travail.
* Solides qualités interpersonnelles et de communication dans un contexte multinational, démontrant discrétion, diplomatie et tolérance.
* Transparence dans le travail et esprit d’équipe.
* Sens du service, qu’il s’agisse de collaborateurs dans l’organisation ou de partenaires externes.
* Attitude positive et constructive.
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