Objectifs Le/La chargé(e) de gestion et de suivi des conventions assure une gestion rigoureuse, centralisée et homogène des conventions au sein des Hôpitaux Champagne Sud. Il/elle garantit le respect des échéances, la bonne organisation documentaire, et l'accompagnement des équipes dans leurs démarches en lien avec le Secrétariat général. Missions principales Recensement et suivi conventionnel Effectuer le recensement exhaustif des conventions existantes au niveau des Hôpitaux Champagne Sud en appliquant la nomenclature Tenir à jour la base de données Contrôler les échéances et dates de renouvellement Réaliser le suivi et tableaux de bord Gestion documentaire et archivage Assurer le classement méthodique de l'ensemble des conventions Organiser l'archivage physique et numérique selon les procédures en vigueur Maintenir la traçabilité des documents et garantir leur accessibilité Veiller au respect des délais de conservation réglementaires en lien avec les archives Système d'alertes et de veille Créer et paramétrer les alertes relatives aux échéances contractuelles Assurer le suivi des notifications aux services concernés Anticiper les renouvellements Support administratif Participer à l'élaboration d'une bibliothèque de conventions type Assurer la relecture et la mise en forme des documents Chaque service concerné par le conventionnement reste responsable de la rédaction et du contenu des conventions Suivi financier des conventions Mettre en place un dispositif de suivi financier des conventions, en lien avec les directions concernées et le contrôle de gestion Évaluer le coût des partenariats conventionnels et assurer le suivi des dépenses associées, en lien avec le contrôle de gestion Coordination Servir d'interface entre les différents établissements/pôles/services et le Secrétariat général Accompagner les équipes dans leurs démarches conventionnelles en respectant la procédure en vigueur Évolutions possibles du poste Des missions complémentaires pourront être confiées en fonction des besoins du service et de l'appétence de l'agent, notamment dans des domaines en lien avec la coopération, la gestion et le pilotage des projets et des instances hospitalières. Profil recherché : Exigences du poste Amplitude horaire Lundi au vendredi : 09h-17h Compétences requises ou à acquérir Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) Techniques de classement et d'archivage Rédaction administrative Connaissance du secteur hospitalier et de ses partenaires Qualités requises Rigueur et méthode : capacité à organiser et structurer l'information Sens du détail : précision dans le suivi des échéances et la gestion documentaire Capacités rédactionnelles : expression écrite claire et professionnelle Qualités relationnelles : aisance dans les échanges avec différents interlocuteurs Discrétion professionnelle : confidentialité Adaptabilité : capacité à évoluer dans un environnement réglementaire changeant
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