Vos missions en quelques mots Au sein de la direction éducation enfance et jeunesse, Placé sous l’autorité hiérarchique du Directeur l’assistant de direction et chargé de projets assure un rôle stratégique d’appui à la gouvernance, de pilotage de projets transversaux, de coordination interne et d’accompagnement des responsables dans le suivi opérationnel. Il garantit la fiabilité des procédures, la qualité du suivi des instances et la fluidité de l’information au sein de la direction. MISSIONS PRINCIPALES 1. Gestion administrative et juridique - Préparer les dossiers administratifs, planifier les échéances et assurer le suivi des procédures internes. - Élaborer, formaliser et actualiser les notes, procédures, règlements, conventions, contrats et supports internes. - Concevoir et alimenter les tableaux de bord, indicateurs, outils de suivi et dispositifs de reporting nécessaires au pilotage de l’activité 2. Appui à la gouvernance et aux instances - Préparer les réunions, conseils et comités : ordres du jour, délibérations, présentations, comptes rendus et suivi des décisions - Planifier les agendas, suivre les validations et sécuriser les circuits de décision et de transmission des informations 3. Gestion financière et budgétaire - Assurer le suivi des dépenses et recettes, des conventions, marchés publics et études de coûts en lien avec les responsables de service 4. Ressources humaines et coordination interne - Accompagner le chef de service animation dans le suivi RH : organisation de la rentrée scolaire, affectations, formations et gestion des absences. - Assurer le lien entre les services, favoriser le partage d’informations et accompagner les responsables dans l’application des procédures. 5. Chargé(e) de projets - Participer au pilotage des projets de direction, au suivi bâtimentaire, à la gestion du parc immobilier ainsi qu’à la mise en œuvre des plans pluriannuels d’investissement (PPI) pour les matériels et équipements. MISSIONS SECONDAIRES 1. Accueil et relations usagers - Assurer l’accueil physique et téléphonique des familles CONFIGURATION DU POSTE - Recrutement dans le cadre d’emploi des adjoints administratifs par voie statutaire (mutation ou inscription en liste d’aptitude). A défaut, recrutement par voie contractuelle. - Rémunération statutaire RIFSEEP sous conditions : prime annuelle CNAS forfait mobilités durables. - Participation employeur à la mutuelle et à la prévoyance - Temps complet, 37h30 hebdomadaire avec 15 jours de RTT. Profil recherché Domaine de connaissance et compétences : - Connaissance du droit public, et des collectivités - Connaissance du domaine de l’éducation/enfance, petite enfance, jeunesse - Cadre réglementaire des Finances publiques, des marchés publics, Savoir faire - Méthodes de pilotage de projets - Techniques comptables, statistiques et analytiques - Organisation et sens des priorités - Capacité à structurer, planifier et anticiper - Autonomie, réactivité et esprit d’initiative - Capacités rédactionnelles d’analyse et de synthèse - Maîtrise des outils bureautique, de messagerie, d’Internet, - Maîtrise des procédures dématérialisées (commandes en ligne, plateformes d’assistance…), - Pratique de logiciel de base de données ARPÈGE Concerto, de l’Espace citoyens - Pratique de logiciel de gestion financière CIRIL Finances Savoir être - Aisance relationnelle et sens du service public, - Avoir l’esprit d’équipe, le sens du travail collaboratif, - Savoir faire preuve d’écoute, d’adaptation, d’agilité, - Faire preuve de confidentialité, de discrétion professionnelle, de réserve, - Être force de proposition dans l’amélioration du service
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