Établissement public d’enseignement supérieur à caractère administratif, l’École nationale supérieure d’architecture de Versailles (ÉNSA Versailles) est placée sous tutelle du ministère de la Culture (Direction générale des Patrimoines). En France, elle est l’une des vingt et une écoles publiques qui dispensent un enseignement supérieur de l’architecture et délivrent en cinq ans le diplôme d’État d’architecte.
L’école accueille 1250 étudiants et doctorants qui sont encadrés par 150 enseignants chercheurs. L'équipe administrative est composée de 60 agnets.
Placé.e sous l’autorité de l’adjointe à la Cheffe du service des études, le/la gestionnaire travaille en étroite collaboration avec l’ensemble des gestionnaires du service des études.
Il/elle assure l’accueil des étudiants des formations spécialisées, le suivi de leur cursus, la gestion administrative des dossiers des candidats et des étudiants inscrits, accomplit toutes les tâches nécessaires au bon déroulement des enseignements et réalise des actes de secrétariat pédagogique.Les formations concernées sont : l’Habilitation à la Maîtrise d’Oeuvre en son Nom Propre (HMONP, cursus en 1 an),la Classe préparatoire au concours des Architectes Urbanistes de l’État (AUE, formation sur 1 semestre),le Mastère spécialisé TEC XX (cursus en 1 an),le Master II Jardins Historiques, Patrimoine et Paysage (cursus 1 an)
* Gestion administrative et logistique des formations
- Appliquer les procédures relatives à l’admission et aux inscriptions administratives des étudiant.es
- Réaliser les emplois du temps et organiser la logistique des actions de formation, communiquer les plannings aux enseignant.es, aux étudiant.es et aux partenaires
- Instruire les dossiers administratifs des intervenants extérieurs des formations
- Gérer les aspects administratif et budgétaire des actions de formation : suivi financier des inscriptions, gestion administrative des dossiers de financement des stagiaires de la formation continue (établissement et suivi des conventions de formation, suivi d’assiduité, saisie des certificats de présence, suivi des facturations).
- Organiser et assurer le secrétariat des réunions de coordination des formations
* Gestion pédagogique
- Assurer le suivi pédagogique individuel des étudiant.es / stagiaires
- Assurer l’organisation des sessions d’examens et de rattrapages, collecter les sujets auprès des enseignant.es, demander ou assurer la reprographie des sujets, gérer les consultations de copies
- Organiser, préparer et assurer le secrétariat des commissions pédagogiques et jurys de fin d’année
- Instruire les demandes de conventions de mise en situation professionnelle
- Organiser les jurys de diplômes
- Prendre en charge le processus complet de l’édition des diplômes
- Accueillir, informer, orienter et accompagner les divers publics et les enseignant.es
- Participer à la réalisation des documents destinés à l’information des candidat.es et du public : mise à jour des documents d’inscription, actualisation des contenus sur le site internet de l’école en collaboration avec le service de la communication, mise à jour des livrets des formations
- Mettre en place et compléter des tableaux de suivi, réaliser des enquêtes et statistiques
Activités transversales
Participer à la journée portes ouvertes, aux journées de rentrée, aux journées d’admission, à la surveillance des examens ou tout évènement relatif aux études (salons, webinaires…), participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes.
Connaissances / Savoirs
- Connaissances des règles de scolarité
- Connaissance générale de la gestion administrative
- Connaissance des logiciels et outils de bureautique
Savoir-faire
- Appliquer et respecter les procédures de gestion
- Savoir gérer son activité, planifier, organiser et coordonner son activité, maîtriser les délais et les calendriers,
- Gérer les situations d’urgence
- Bonnes capacités d’expression orale et écrite
- Savoir rendre compte
Savoir être
- Communiquer et faire preuve de pédagogie et de diplomatie
- Sens de l’adaptation à l’environnement et aux nouvelles missions
- Avoir un esprit solidaire, une volonté de travailler en équipe
- Etre disponible et faire preuve de fiabilité
- Polyvalence
- Sens du service public
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