Assister le Directeur du patrimoine dans l'organisation des activités du service en assurant des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique, réaliser des actes administratifs et financiers dans le respect des techniques, des règles et des procédures (à hauteur de 70% de son temps de travail)
Assister la direction de la formation et de la vie universitaire en réalisant des actes administratifs et financiers (à hauteur de 30% de son temps de travail).
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Assurer la gestion administrative, financière en appliquant les procédures dédiées (engagement juridique, ordre de mission.)
- Rédiger, mettre en forme et relire les documents administratifs (courrier, note, compte-rendu, mail.)
- Classer, archiver physiquement et numériquement les différents documents
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
- Coordonner et organiser les Interface entre la direction, les équipes internes, les usagers et les prestataires
- Suivi de marchés publics simples (bons de commande, devis, factures)
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
COMPÉTENCES REQUISES
- Connaissances (savoir) :
- Connaissance des finances publiques, et en particulier de la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP) dans les établissements publics à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP)
- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
- Techniques d'élaboration de documents
- Maîtriser les techniques de communication orale et écrite,
- Savoir accueillir et prendre des messages.
- Maitriser les outils bureautiques (Word, Excel, Access, Powerpoint, messagerie électronique, Internet etc.).
- Avoir des notions réglementaires du domaine d'activité (marchés publics).
- Une connaissance du cadre juridique du patrimoine public et immobilier sera appréciée
- Principes élémentaires des marchés publics
- Une connaissance de logiciels de gestion patrimoniale (GMAO) sera appréciée
- Compétences opérationnelles (savoir-faire) :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Mettre en œuvre une démarche qualité
- Compétences comportementales (savoir être) :
- Rigueur, autonomie et discrétion
- Qualités relationnelles et d'écoute
- Esprit d'équipe, sens de l'initiative, polyvalence
- Curiosité intellectuelle et capacité d'adaptation
- Organisation et méthode
- Disponibilité
- Poste de catégorie B
- Ouvert aux personnels contractuels
- Rémunération : selon grille des salaires de la fonction publique + régime indemnitaire pour les fonctionnaires. Selon expérience et en référence à la grille des B pour les contractuels.
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