Description du poste :
L'Assistant(e) de Direction assure une fonction d'appui administratif, organisationnel et logistique auprès du Directeur Général et du Président. Il/Elle contribue au bon fonctionnement de la gouvernance associative, au suivi des dossiers stratégiques, à la coordination des instances, ainsi qu'à la communication interne et externe de l'association.
Missions :
* Support à la gouvernance et aux instances :
- Organise les réunions statutaires (AG, CA, Bureau, CODIR) : convocations, préparation des ordres du jour, logistique et rédaction des procès-verbaux.
- Assure la traçabilité et l'archivage des décisions prises en instances.
- Facilite la circulation de l'information entre les organes associatifs et la Direction Générale.
* Appui à la Direction Générale :
- Gère l'agenda du Directeur Général et coordonne ses rendez-vous internes et externes.
- Prépare les dossiers du siège sur le plan administratif (CPOM, rapports, documents financiers, bilans sociaux).
- Assure un rôle de relais auprès des directeurs de pôle et des responsables de services supports.
- Participe à la mise en forme et à la diffusion des notes institutionnelles et associative
- Rédige les compte-rendu des CODIR
* Suivi administratif :
- Centralise et met à jour la base documentaire associative (conventions, arrêtés, autorisations, partenariats).
- Suit les échéances réglementaires et contractuelles (conventions, subventions, habilitations).
- Centralise et harmonise les rapports d'activité et bilans.
- Organise les déplacements, événements et logistique liés aux instances ou projets associatifs.
* Achats/gestion logistique :
- Assure un contrôle mensuel de la flotte des véhicules
- Supervise la flotte informatique et téléphonie de l'association
- Recueille les demandes d'achat ou de renouvellement des outils informatiques des salariés de l'association
- Assure l'ouverture des lignes téléphoniques
- Procède aux achats de fournitures de bureau
- Effectue une veille sur les contrats arrivant à échéance, en informe le RAF
- Sur indication de la DG, met en concurrence les fournisseurs et prestataires de services,
- Participe à la négociation des contrats
*Communication internet et externe :
- Contribue à la création et à l'actualisation du site internet de l'AHAPS
- Participe à l'élaboration et la diffusion des supports et objets visant l'information et la promotion de l'AHAPS
- Rédige, met en forme et diffuse les supports de communication interne (notes, comptes rendus, informations institutionnelles).
- Participe à la préparation des supports de communication externe (rapports, plaquettes, réseaux sociaux, événements).
- Fait remonter les informations issues du terrain ou des pôles au siège.
- Centralise les conventions et appuie à leur suivi.
*Appui aux projets transversaux :
- Contribue à la veille sur les appels à projets, en lien avec le DG et le chargé Qualité/Développement.
- Participe à la mise en forme des dossiers de candidature ou de renouvellement d'actions.
Compétence du poste :
- Capacités rédactionnelles et organisationnelles.
- Discrétion professionnelle et sens de la confidentialité.
- Rigueur, réactivité et capacité à gérer les priorités.
- Aptitude au travail en équipe et en interface avec différents interlocuteurs
- Sens de la convivialité
- Connaissance du secteur associatif et médico-social appréciée.
Vous exercerez vos fonctions sous la responsabilité de la Direction Générale.
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.