Assistant.e administrative & adv

Kalea Conseil recherche, pour l'un de ses clients, une entreprise industrielle du secteur médical implantée à Saint-Quentin-en-Yvelines, un(e) Assistant(e) administratif(ve) et commercial(e) / ADV

Cette société se distingue par un environnement de travail bienveillant, structuré et exigeant, au service d'une mission porteuse de sens :
améliorer concrètement la qualité de vie des patients grâce à des solutions techniques fiables et utiles au quotidien.


Le contexte


Rattaché(e) à la manager du service ADV et facturation, vous rejoignez une équipe d'une dizaine de collaboratrices en charge de la gestion complète des dossiers clients, depuis la réception des commandes jusqu'à la facturation.
Vous jouez un rôle clé dans la coordination entre les différents interlocuteurs internes et externes, garantissant la qualité du service rendu et la fiabilité du suivi administratif.
Un poste à la croisée de l'administration, du commerce et du service client, dans un environnement structuré, bienveillant et tourné vers la satisfaction des clients.


Vos missions

Vous jouerez un rôle central dans la gestion administrative et la satisfaction de nos clients/patients.
Vos principales missions seront les suivantes :

- Assurer le suivi complet des dossiers clients/patients, de la réception jusqu'à la clôture (création, validation, facturation, recouvrement).
- Saisir et mettre à jour les données dans notre ERP, en garantissant la fiabilité et la conformité des informations.
- Contrôler la conformité des documents administratifs (prises en charge, mutuelles, prescriptions, contrats, factures, avoirs…).
- Coordonner les échanges entre les équipes internes (commerciaux, logistique, services support, recouvrement) et les interlocuteurs externes.
- Assurer la facturation et le suivi des paiements, y compris la gestion des impayés et la transmission des factures par télétransmission.
- Traiter les litiges et anomalies avec réactivité, proposer des solutions adaptées et veiller à la satisfaction et fidélisation des clients/patients.
- Organiser les retours produits et gérer les avoirs associés.
- Contribuer au suivi du recouvrement, en relançant proactivement les clients internes/externes et en assurant la continuité du flux administratif.
- Participer à l'archivage, au classement et à la traçabilité des dossiers administratifs dans le respect des procédures internes.
- Être acteur(trice) de l'amélioration continue, en participant aux projets transverses et à la mise à jour des procédures ADV dans le cadre de la démarche qualité (ISO 9).
- Garantir l'application des règles et processus internes, tout en contribuant à la performance collective du service.
Conditions

- Contrat : CDI
- Démarrage souhaité : ASAP
- Localisation : Guyancourt
- Télétravail : possible après la période d'intégration.
- Rémunération : 30K€ Fixe + variable