Vos missions en quelques mots - réaliser le secrétariat du service en équipe - prendre en charge des tâches transversales du service Le titulaire du poste assure notamment, en binôme, les missions suivantes : - secrétariat du chef de service, de son adjoint, des chefs d unités et des responsables de missions - assure le traitement des courriers « arrivée » et « départ » conformément à la fiche procédure du secrétariat - propose un soutien pour l organisation des réunions (dont les audio et visioconférences) - si besoin, traitement de texte (frappe, mise en forme) - assure la mise à jour des outils numériques du service (tableau congés, modèles courriers) - aides diverses au service : suivi de BALU, réservation de véhicules, saisie Casper, - gestion matériels : * assure le renouvellement du papier et des toners pour l imprimante, * gère un stock de fournitures à disposition des agents, * gère la distribution et le suivi des tickets RTM, * aide à la gestion des agendas de la direction du service (et de certains chefs d unités), * aide les agents à archiver ou à stocker leurs dossiers (papier et numériques). - organisation : participent aux réunion de l unité UG2A et proposent en tant que de besoin des évolutions dans l organisation de l unité en lien avec les autres unités En suppléance : gestionnaire et assistance des frais de déplacement des agents du services sous Chorus DT - suivi de la consommation des enveloppes dédiées aux frais de déplacement (BOP 113, 135, 181 et 354) - suivi de la consommation de la carte achat du 354 et de la carte du 113 La polyvalence et la participation à des taches d intérêt général nécessaires au bon fonctionnement du service est essentielle. Liaison hiérarchique : Travail en équipe Sous la responsabilité hiérarchique du chef d unité Relations internes et externes Toute personne de l'administration, usagers, associations, élus, cherchant à contacter le service ou partenaire de la DREAL sur les sujets Biodiversité, Eau, Paysages. Profil recherché Compétences techniques : Maîtrise des différents outils informatiques et bureautiques (notamment suite bureautique Microsoft Office, suite bureautique Open Office, logiciel de gestion du temps de travail, Internet, ) Compétences transversales : Rigueur, méthode, sens de l'organisation, appréhension des enjeux et des priorités du service Compétences relationnelles : Sens du travail en équipe et des relations humaines ; Discrétion ; Animation, bons contacts entre les services, information et convivialité Solidarité Formation continue Une expérience antérieure en secrétariat serait bienvenue
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